COUR DES COMPTES — Septième Chambre

La Cour,

Vu le réquisitoire n° 2020-35 du 11 décembre 2020, par lequel la Procureure générale près la Cour des comptes a saisi la Cour de charges soulevées à l’encontre de Mme X et M. Y, agents comptables successifs de l’École des hautes études en sciences sociales (EHESS), notifié aux intéressés les 18 et 14 décembre 2020 respectivement ;

Vu les comptes rendus en qualité de comptables de l’EHESS, par Mme X, du 1 ^er  janvier 2012 au 30 septembre 2014 et M. Y, du 1 ^er  octobre 2014 au 31 décembre 2018 ;

Vu les justifications produites au soutien des comptes en jugement ;

Vu le code civil, notamment les articles 2224 et 2244 ;

Vu le code de l’éducation, notamment les articles L. 954-2 et R. 719-89 ;

Vu le code des juridictions financières ;

Vu l’article 60 modifié de la loi de finances n° 63-156 du 23 février 1963 ;

Vu la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur l’État, les départements, les communes et les établissements publics ;

Vu les lois et règlements applicables à l’EHESS, qui a le statut d’établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) ;

Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, applicable à l’exercice 2012 ;

Vu le décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 modifié relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des organismes publics, en vigueur au moment des faits ;

Vu le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ;

Vu le décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 modifié relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs ;

Vu le décret n° 2009-851 du 8 juillet 2009 relatif à la prime d’encadrement doctoral et de recherche attribuée à certains personnels de l’enseignement supérieur et de la recherche ;

Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, applicables aux exercices 2013 et suivants ;

Vu le décret n° 2012-1386 du 10 décembre 2012 portant application du deuxième alinéa du VI de l’article 60 de la loi de finances de 1963 modifié, dans sa rédaction issue de l’article 90 de la loi n° 2011-1978 du 28 décembre 2011 de finances rectificative pour 2011 ;

Vu les arrêtés des 13 avril 2016 modifié et 31 janvier 2018 modifié fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret du 7 novembre 2012 susvisé, successivement en vigueur au cours de la période sous jugement ;

Vu l’instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 sur les régies de recettes et d’avances des établissements publics nationaux et des établissements publics locaux d’enseignement ;

Vu l’instruction codificatrice M93, spécifique aux EPSCP, applicable jusqu’à l’exercice 2016 et, à compter de l’exercice 20 17, l’instruction comptable commune aux organismes dépendant de l’État, dans sa version successivement en vigueur au cours de la période sous jugement ;

Vu le rapport n° R-2022-0783-1 à fin d’arrêt de M. Benjamin BOSCHER, auditeur, magistrat chargé de l’instruction ;

Vu les conclusions n° 557 du Procureur général en date du 8 novembre 2022 ;

Vu les pièces du dossier ;

Entendu lors de l’audience publique du 10 novembre 2022, M. BOSCHER, auditeur, en son rapport, M. Benoît GUÉRIN, avocat général, en les conclusions du ministère public, les autres parties informées de l’audience n’étant ni présentes, ni représentées ;

Entendu en délibéré M. Paul de PUYLAROQUE conseiller maître, réviseur, en ses observations ;

Sur les éléments de contexte apportés par la comptable mise en cause

1. Attendu que Mme X rappelle les éléments de contexte suivants qui ont marqué la période durant laquelle elle a été en fonctions ; que, tout d’abord, les mutations fréquentes de secrétaire général et de président de l’EHESS «  ont engendré des périodes de relatives instabilités au sein des services administratifs  », alors que l’École devait préparer non seulement son déménagement du boulevard Raspail vers l’avenue de France mais aussi le changement de système d’information budgétaire et comptable, «  passant d’un logiciel relativement simple d’utilisation à un progiciel dont l’architecture était complètement différente  », et le passage aux compétences et responsabilités élargies ; qu’elle fait valoir que «  si tous ces changements ont été réalisés pour aboutir à la certification des comptes, ils ont néanmoins suscité des réticences et des changements dans les équipes  », d’où une rotation importante au sein à la fois des services financiers et de l’agence comptable ;

2. Attendu, cependant, que ces éléments de contexte sont sans incidence sur la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire de la comptable, aucune circonstance constitutive de force majeure n’étant, par ailleurs, établie, ni même alléguée ; que toutefois, ces éléments peuvent, le cas échéant, être utilement invoqués à l’appui d’une demande de remise gracieuse auprès du ministre chargé du budget ;

Sur le droit applicable à toutes les charges

Sur le droit applicable en matière de responsabilité des comptables publics

3. Attendu qu’aux termes du I de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables du recouvrement des recettes, du paiement des dépenses, de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux différentes personnes morales de droit public dotées d’un comptable public, [...] du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité ainsi que de la tenue de la comptabilité du poste comptable qu’ils dirigent  » ;qu’ils sont aussi «  personnellement et pécuniairement responsables des contrôles qu’ils sont tenus d’assurer en matière de recettes, de dépenses et de patrimoine dans les conditions prévues par le règlement général sur la comptabilité publique  » ; que leur responsabilité se trouve engagée dès lors notamment «  qu’un déficit ou un manquant en monnaie ou en valeurs a été constaté, qu’une recette n’a pas été recouvrée, qu’une dépense a été irrégulièrement payée  » ;

4. Attendu qu’aux termes du III de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics «  ne peut être mise en jeu à raison de la gestion de leurs prédécesseurs que pour les opérations prises en charge sans réserve lors de la remise de service ou qui n’auraient pas été contestées par le comptable entrant, dans un délai fixé par l’un des décrets prévus au paragraphe XII ci-après  » ;

5. Attendu qu’aux termes de l’article 11 du décret du 29 décembre 1962 susvisé, applicable à l’exercice 2012, «  Les comptables publics sont seuls chargés :

-      De la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes qui leur sont remis par les ordonnateurs, des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou autre titre dont ils assurent la conservation ainsi que de l’encaissement des droits au comptant et des recettes de toute nature que les organismes publics sont habilités à recevoir ;

-      Du paiement des dépenses soit sur ordres émanant des ordonnateurs accrédités, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative, ainsi que de la suite à donner aux oppositions et autres significations ;

-      De la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux organismes publics ;

-      Du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ;

-      De la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ;

-      De la tenue de la comptabilité du poste comptable qu’ils dirigent  » ;

6. Attendu qu’aux termes de l’article 17 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, applicable à compter de l’exercice 2013, «  Les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables des actes et contrôles qui leur incombent en application des dispositions des articles 18, 19 et 20, dans les conditions fixées par l’article 60 de la loi du 23 février 1963  » ;

7. Attendu qu’aux termes de l’article 18 du même décret, «  Dans le poste comptable qu’il dirige, le comptable public est seul chargé :1° De la tenue de la comptabilité générale ; [...] 4° De la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer qui lui sont remis par les ordonnateurs ; 5° Du recouvrement des ordres de recouvrer et des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre exécutoire ; 6° De l’encaissement des droits au comptant et des recettes liées à l’exécution des ordres de recouvrer ; 7° Du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative ; [...] 9° De la garde et de la conservation des fonds et valeurs [...] ; 10° Du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ; 11° De la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité  » ;

Sur le droit applicable en matière de production des pièces justificatives

8. Attendu qu’aux termes de l’article 47 du décret du 29 décembre 1962 susvisé, applicable à l’exercice 2012, «  Les opérations mentionnées aux chapitres précédents doivent être appuyées des pièces justificatives prévues dans des nomenclatures établies par le ministre des finances avec, le cas échéant, l’accord du ministre intéressé  » ;

9. Attendu qu’aux termes de l’article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, «  Les opérations de recettes, de dépenses et de trésorerie doivent être justifiées par des pièces prévues dans des nomenclatures établies […] par arrêté du ministre chargé du budget […]. / Lorsqu’une opération de dépense n’a pas été prévue par une nomenclature mentionnée ci-dessus, doivent être produites des pièces justificatives permettant au comptable d’opérer les contrôles mentionnés aux articles 19 et 20  » ;

10. Attendu que, pour les EPSCP, la nomenclature des pièces justificatives en dépenses n’a été établie que par l’arrêté du 13 avril 2016 susvisé publié au Journal officiel de la République française (JORF) le 22 avril 2016, puis modifié par un arrêté du 10 octobre 2016, avant d’être abrogé par l’arrêté du 31 janvier 2018 susvisé, publié au JORF le 20 février 2018  ;

Sur le droit applicable aux charges n° 1, n° 2 et n° 3 relatives à des recettes

Sur le droit applicable en matière de responsabilité des comptables publics

11. Attendu qu’aux termes de l’article 12 du décret du 29 décembre 1962 susvisé, applicable à l’exercice 2012, «  Les comptables sont tenus d’exercer : A. - En matière de recettes, le contrôle : / Dans les conditions prévues pour chaque catégorie d’organisme public par les lois et règlements, de l’autorisation de percevoir la recette ; / Dans la limite des éléments dont ils disposent, de la mise en recouvrement des créances de l’organisme public et de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes  » ;

12. Attendu qu’aux termes de l’article 19 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, applicable à compter de l’exercice 2013, «  Le comptable public est tenu d’exercer le contrôle : 1° S’agissant des ordres de recouvrer : a) De la régularité de l’autorisation de percevoir la recette ; b) Dans la limite des éléments dont il dispose, de la mise en recouvrement des créances et de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recouvrer  » ;

Sur le droit applicable en matière de prescription des créances

13. Attendu qu’aux termes de l’article 2224 du code civil, « Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer »  ; que selon l’article 2244 du même code, «  Le délai de prescription ou le délai de forclusion est également interrompu par une mesure conservatoire prise en application du code des procédures civiles d’exécution ou un acte d’exécution forcée  » ;

14. Attendu qu’aux termes de l’article 1 ^er de la loi du 31 décembre 1968 susvisée, «  Sont prescrites, au profit de l’État, des départements, des communes, sans préjudice des déchéances particulières édictées par la loi, et sous réserve des dispositions de la présente loi, toutes créances qui n’ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du premier jour de l’année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis. / Sont prescrites, dans le même délai et sous la même réserve, les créances sur les établissements publics dotés d’un comptable public  » ;

Sur le droit applicable en matière d’admission en non-valeur des créances

15. Attendu qu’aux termes de l’article 193 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, applicable à compter de l’exercice 2013, «  Sur délibération de l’organe délibérant prise après avis de l’agent comptable, les créances de l’organisme peuvent faire l’objet : 1° D’une remise gracieuse en cas de gêne du débiteur ; 2° D’une remise gracieuse des intérêts moratoires ; 3° D’une admission en non-valeur, lorsque la créance est irrécouvrable ; 4° De rabais, remises, ristournes accordés à des fins commerciales. / Par dérogation au premier alinéa, lorsque la dette concerne l’agent comptable, son avis n’est pas requis. / Dans la limite d’un seuil fixé par l’organe délibérant, celui-ci peut déléguer à l’ordonnateur son pouvoir de décision  » ;

16. Attendu qu’aux termes de l’article R. 719-89 du code de l’éducation applicable à tous les EPSCP, «  Les remises gracieuses et les admissions en non-valeur des créances de l’établissement sont décidées par le président ou le directeur de l’établissement sur proposition du conseil d’administration et, pour les fondations universitaires, du conseil de gestion de la fondation, après avis de l’agent comptable principal  » ;

17. Attendu que l’annexe à l’arrêté du 31 janvier 2018 susvisé prévoit, à son article 2.3 relatif à l’admission en non-valeur ou la remise gracieuse d’une créance détenue par un organisme public, la production de «  la délibération de l’organe délibérant après avis de l’agent comptable ou décision de l’ordonnateur par délégation de l’organe délibérant dans la limite d’un seuil fixé par ce dernier  » ; qu’il est précisé que les décisions sont prises dans les conditions fixées par l’article 193 du décret du 7 novembre 2012 précité ou, le cas échéant, par les textes institutifs de l’organisme ;

Sur la charge n° 1 soulevée à l’encontre de Mme X et M. Y au titre des exercices 2012 à 2018

18. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue au titre des exercices 2012 à 2018, à déterminer par l’instruction, par Mme X et M. Y à raison de plusieurs irrégularités dans le fonctionnement d’une régie d’avances instituée aux États-Unis d’Amérique par décision n° 2010‑02 du président de l’EHESS ; que deux avances de 4 000 € auraient été versées au régisseur, l’une le 25 mars 2010, l’autre le 25 février 2011 ; que les pièces de dépenses fournies en 2012 n’auraient pas justifié la consommation de l’intégralité des avances et que le défaut de justification d’un montant total de 2 480,95 € pourrait révéler l’existence d’un déficit ou d’un manquant en monnaie ou en valeurs ; qu’aucun titre de recette, ni ordre de recouvrer, ni ordre de versement n’aurait été émis en vue du recouvrement de la somme de 2 480,95 € et que l’agent comptable aurait méconnu les obligations de contrôle lui incombant en matière de mise en recouvrement de cette créance ; que celle-ci aurait fait l’objet d’une admission en non-valeur par décision du président de l’École le 23 novembre 2017, prise en charge en la triple absence d’ordre de recouvrer préalable, de preuve de diligences adéquates, complètes et rapides en vue du recouvrement de la créance, et de preuve de son caractère irrécouvrable ;

Sur les éléments apportés à décharge par les comptables

19. Attendu que Mme X indique avoir reçu en entretien le régisseur dans son bureau, en présence du directeur et de la secrétaire du laboratoire au sein duquel il était positionné, sans fournir la date de l’entrevue ; qu’elle indique aussi que le régisseur et le directeur «  étaient manifestement en conflit, ce qui a compliqué la gestion et le suivi de cette convention de recherche et dont les partenaires et bailleurs de fonds étaient aux États-Unis, les justificatifs étant d’abord envoyés au secrétariat du laboratoire pour liquidation  » ; qu’elle ajoute que le régisseur «  a très souvent promis et n’a pas respecté ses promesses puis n’a plus répondu aux sollicitations y compris téléphoniques  » ; qu’elle fait valoir qu’un titre de recette a été demandé «  oralement  », et que cette demande n’a pas été suivie d’effet ; qu’elle confirme enfin ne pas avoir retrouvé trace d’une fermeture effective de la régie dans le système d’information financier analytique et comptable (SIFAC) ;

20. Attendu que M. Y confirme l’absence d’émission d’un titre de recette ou d’un ordre de recouvrer ou de reversement en 2012 ; qu’il ajoute que, selon les recherches approfondies effectuées, il existait un contentieux, non résolu, entre l’ordonnateur et le régisseur dans la prise en charge de certaines dépenses et qu’aucune diligence en vue d’un recouvrement de la créance correspondante n’avait été effectuée entre juin 2012 et le 1 ^er  octobre 2014, date de sa prise de fonctions ; qu’il fait valoir que les éléments disparates du dossier ne lui ont pas permis d’entamer des diligences par la suite, le dossier souffrant «  d’une absence totale de traçabilité et étant constitué d’échanges de mails inexploitables pour entamer une procédure de recouvrement  » ; qu’il fait aussi valoir que la créance a donné lieu à une admission en non‑valeur, qui a été validée par l’ordonnateur le 23 novembre 2017 conformément à la délibération du conseil d’administration du 21 octobre 2016 ; qu’il confirme enfin que la clôture de la régie d’avances n’a pas été formalisée par un arrêté de suppression ;

Sur le droit applicable

21. Attendu qu’aux termes de l’article 3 du décret du 5 mars 2008 susvisé, «  Les régisseurs d’avances sont personnellement et pécuniairement responsables du paiement des dépenses dont ils sont chargés  » ; que, selon l’article 4, leur responsabilité «  se trouve engagée dès lors qu’un déficit en monnaie ou en valeurs a été constaté, qu’une dépense a été irrégulièrement payée  », notamment ;

22. Attendu que, dans ce cas, «  La responsabilité pécuniaire du régisseur est mise en jeu au cours d’une procédure amiable par l’émission d’un ordre de versement  » (cf. article 7), «  après avis du comptable public assignataire, par l’ordonnateur de l’organisme public auprès duquel le régisseur est placé  » (cf. article 8) ; que cet ordre «  est notifié immédiatement au régisseur intéressé par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. / La notification peut également être effectuée dans la forme administrative. Il est donné récépissé de cette notification et, à défaut de récépissé, il est dressé procès-verbal de la notification par l’agent qui l’a faite  » (cf. article 9) ; que le régisseur peut alors solliciter un sursis de versement auprès de l’autorité émettrice de l’ordre, voire une demande de remise gracieuse au ministre chargé du budget (cf. article 10) ; que «  Si le régisseur n’a pas acquitté la somme réclamée et s’il n’a pas sollicité ou n’a pas obtenu le sursis ou si le sursis est venu à expiration, un arrêté de débet est immédiatement pris à son encontre en remplacement de l’ordre de versement. Un arrêté de débet est également émis si l’ordonnateur mentionné à l’article 8 n’a pas émis l’ordre de versement. / L’arrêté de débet est émis par l’autorité compétente pour mettre en débet le comptable assignataire  » (cf. article 11) ;

23. Attendu qu’aux termes de l’instruction codificatrice du 30 septembre 2005 susvisée, «  l’entrée en fonctions effective des régisseurs est subordonnée à l’accomplissement d’un certain nombre de formalités  », qui sont la justification du cautionnement du régisseur, l’accréditation auprès de l’ordonnateur et de l’agent comptable, pour laquelle l’instruction précise que «  l’ordonnateur adresse une ampliation de l’acte de nomination à l’agent comptable chez lequel le régisseur dépose le spécimen de sa signature en un nombre suffisant d’exemplaires (dans le cas d’une régie nouvellement créée, l’agent comptable a également dû recevoir des ampliations de l’acte constitutif de la régie)  », et aussi, pour les régies nouvelles créées, l’ouverture d’un compte de dépôt de fonds ;

24. Attendu que, s’agissant spécifiquement des régies d’avances, l’instruction indique que «  le régisseur paye les dépenses au vu des pièces justificatives qui sont exigées par les agents comptables pour les paiements assignés directement sur leur caisse. Ces pièces justificatives sont déterminées par des nomenclatures établies en fonction de chaque type d’établissement et chaque catégorie de dépenses. Il appartient au régisseur de demander à l’ordonnateur et à l’agent comptable, la nature des documents exigés pour le paiement des dépenses de la régie. Les contrôles que doivent exercer les régisseurs d’avances […] portent sur : - la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué ; - l’exacte imputation des dépenses selon leur nature ou leur objet ; - la validité de la créance ; - le caractère libératoire du règlement. En revanche, le régisseur n’a pas à contrôler l’existence et la disponibilité des crédits sur lesquels est imputée la dépense  » ;

25. Attendu qu’en matière de remboursement des dépenses, l’instruction indique que «  dans le délai maximum fixé par l’acte constitutif de la régie d’avances, le régisseur adresse à l’ordonnateur les pièces justificatives des paiements effectués par ses soins, récapitulées sur un bordereau établi en double exemplaire  » ; qu’ensuite, «  l’ordonnateur procède à la vérification des justifications produites. S’il constate des irrégularités, il rejette les pièces justificatives correspondantes. Il raye les dépenses sur le bordereau récapitulatif et inscrit dans la colonne prévue à cet effet, à la fin du bordereau, le montant des pièces rejetées qu’il déduit du total du bordereau de manière à obtenir le montant de la somme à ordonnancer. L’ordonnateur établit ensuite un ordre de dépenses au nom du régisseur pour le montant des justifications admises. À l’appui de l’ordre de dépense, il produit à l’agent comptable les deux exemplaires du bordereau récapitulatif ainsi que les pièces justificatives acceptées  ». Puis, «  dès qu’il a reconnu la régularité de l’ordre de dépenses et des pièces justificatives, l’agent comptable constate la dépense budgétaire  » ; que l’instruction rappelle que «  le régisseur d’avances doit poursuivre, dans le plus court délai, la régularisation des pièces de dépenses qui lui sont rejetées  » ; qu’elle rappelle, par ailleurs, les règles précitées en matière de responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, et la procédure à suivre en cas de mise en jeu de cette responsabilité ;

Sur les faits relatifs aux délégations données au président de l’EHESS

26. Attendu que, par délibération n° 8 du 14 décembre 2012, le conseil d’administration de l’EHESS a délégué «  ses pouvoirs au président pour tous les actes se rapportant  » notamment au domaine budgétaire avec la possibilité de «  prononcer, sans proposition préalable du conseil d’administration après avis conforme de l’agent comptable, les remises gracieuses et les admissions en non-valeur inférieures ou égales à 1 000 euros  » ; que, par délibération n° 2 du 21 octobre 2016, ce seuil a été relevé à 5 000 € ;

Sur les faits relatifs à la régie

27. Attendu que, par courrier du 5 janvier 2010, le directeur du centre Edgar Morin a demandé au président de l’EHESS la création d’une régie d’avance à l’étranger pour un projet de recherche financé dans le contrat d’un partenariat international, et que soit nommé M. RD comme régisseur, avec un montant de l’avance de 4 000 € ;

28. Attendu que la régie a été créée par une décision de l’ordonnateur du 13 janvier 2010, visée par l’agent comptable, Mme X, «  pour le paiementdes dépenses de matériel et de fonctionnement courant liées au travail de terrain des chercheurs et aux frais de défraiement de collaborateurs locaux éventuels  », selon l’article 1, sans indication de durée ; que le montant de l’avance a été fixé par l’article 2 à 4 000 € ; que selon l’article 3, «  le régisseur remet à l’ordonnateur les pièces justificatives des dépenses payées dans le délai maximum de 60 jours, à compter de la date de paiement, accompagnées d’un relevé récapitulatif  » ; que selon l’article 4, les fonctions de régisseur sont confiées à M. RD qui «  est soumis à l’obligation de constituer un cautionnement  » selon l’article 5 ;

29. Attendu qu’au moment de la création de la régie et de la nomination de M. RD comme régisseur, celui-ci n’avait pas de lien juridique avec l’EHESS ; qu’aux termes de son contrat de travail à durée déterminée conclu le 26 mars 2010, M. RD a été «  recruté par l’EHESS à temps complet en qualité de chercheur  » pour une période de cinq mois, du 1 ^er avril au 31 août 2020 ; que, contrairement aux règles précitées, il n’a pas constitué de cautionnement et n’a pas respecté la procédure d’accréditation auprès de l’ordonnateur ;

30. Attendu qu’une première avance de 4 000 € a été versée le 25 mars 2010 au régisseur sur un compte bancaire américain ; qu’une seconde avance de 4 000 € l’a été le 25 février 2011 dans les mêmes conditions, alors qu’à cette date, et contrairement aux dispositions précitées de l’article 3 de la décision de création de la régie, aucune pièce de dépenses n’avait été transmise ; que deux bordereaux récapitulatifs de dépenses, avec les pièces à l’appui, l’ont été ensuite ; qu’ils étaient tous deux signés «  en tant que régisseur d’avances  », non pas par M. RD, mais par une gestionnaire, agent de catégorie B, qui n’avait pas de délégation de signature du directeur du centre Edgar Morin ;

31. Attendu que le premier bordereau récapitulatif de dépenses est daté du 7 décembre 2011, soit 622 jours après le versement de la première avance ; qu’il récapitule les dépenses payées pendant la période du 15 septembre 2009 au 26 mai 2010 pour un montant total de 3 680,89 €, dont 60 % environ effectuées avant la création de la régie ; que la majorité des dépenses concerne des achats alimentaires, les autres étant relatives à un billet d’avion et deux factures d’hôtel ; qu’une «  liste des pièces transmises pour visa comptable  », éditée le 17 janvier 2012, mais avec la date comptable du 31 décembre 2011, a été signée, sans indication de date, par délégation, par la directrice générale des services (DGS) de l’EHESS, qui «  atteste la réalité du service fait pour l’ensemble des pièces produites à l’appui de la présente liste  » ; que cette liste a été transmise à l’agence comptable, qui a apposé le tampon «  facture visée  » à la date du 18 janvier 2012 ; que les dépenses ont été comptabilisées au titre de l’exercice 2011 ;

32. Attendu que le second bordereau récapitulatif de dépenses est daté du 13 mars 2012, soit 383 jours après le versement de la seconde avance ; qu’il récapitule les dépenses payées du 12 mai au 21 décembre 2011, pour un montant de 1 838,16 €, concernant deux locations de voiture, un billet d’avion et une facture d’hôtel ; que la «  liste des pièces transmises pour visa comptable  », éditée le 10 avril 2012, avec date comptable du même jour, a été signée, sans indication de date, par l’adjoint à la DGS de l’EHESS ; qu’elle a été reçue le 12 avril 2012 à l’agence comptable, qui a apposé le tampon «  facture visée  » le même jour ; que les dépenses ont été comptabilisées au titre de l’exercice 2012 ;

33. Attendu que, dans une note du 14 juin 2012 à l’agent comptable, la DGS indique qu’elle va «  entamer une procédure amiable de mise en responsabilité de M.  [RD] comme régisseur  » et «  procéder au recouvrement de la somme due par l’émission d’un avis de reversement. Le montant réclamé comprend le reliquat de 319,11 € non justifié du premier versement et la somme de 2 161,84 € du second versement aussi non justifié  », soit un total de 2 480,95 € ; qu’après avoir rappelé l’historique du projet de recherche et de la création de la régie, la DGS indique que celle-ci «  qui aurait dû être limitée dans le temps, est liée à la durée du contrat de travail de M.  [RD] , c’est-à-dire du 1 ^er  avril au 31 août 2010. Dans les faits, elle a continué à fonctionner jusqu’à aujourd’hui  » ;

34. Attendu que la note rappelle ensuite que pour la première avance de 4 000 € qui correspondait à l’année 2010, M. RD «  a pu justifier de 3 680,89 € (sans toutefois que toutes les factures originales aient pu été présentées – on peut s’interroger d’ailleurs si elles n’ont pas été présentées [au partenaire] pour remboursement »), et il laisse un reliquat de 319,11 €  » ; que pour la seconde avance de 4 000 €, elle rappelle que M. RD «  n’était plus régisseur par la fin de son contrat  » et que les dépenses n’ont été justifiées qu’à hauteur de 1 838,16 €, d’où un reliquat de 2 161,84 € ;

35. Attendu que la note indique aussi que M. RD a présenté pour remboursement deux factures d’honoraires d’avocat, de 550 US$ et 3 315 US$ des 17 novembre et 21 décembre 2011, qui n’ont pas été acceptées par l’ordonnateur pour les raisons suivantes : «  il paraît d’abord difficile de les rattacher à des dépenses liées au programme de recherche. Ensuite ces honoraires semblent concerner des procédures judiciaires […], or seul le président a la capacité de représenter en justice l’École. M.  [RD] ne pouvait donc agir sans avoir de mandat du président. Enfin, leur objet semble concerner des affaires privées de [M. RD] » ;

36. Attendu que la DGS conclut sa note en indiquant qu’il convient de rejeter sa demande de paiement des honoraires d’avocat et de demander à M. RD la restitution du reliquat, soit 2 161,84 € ; que la mention suivante a été ajoutée de manière manuscrite : «  Merci de faire part de votre position à la lecture de cette note en veillant à ne pas engager de manière non officielle de contact avec M.  [RD] » ; qu’aucune réponse écrite de l’agent comptable ne figure au dossier, ni à cette note, ni à une relance, par courriel du 27 juillet 2012 du chef du service juridique de l’EHESS, lui demandant si elle avait «  fait le nécessaire pour permettre la restitution du reliquat de sa régie, correspondant à un montant de 2 161,84 €, ou s’il faut entamer une procédure contentieuse  » ;

37. Attendu que le seul élément transmis est un courriel du 17 mai 2013 d’un collaborateur de l’agent comptable à M. RD, indiquant que les commissaires aux comptes posent des questions sur sa régie «  qui n’est pas clôturée  » et que l’agent comptable «  attend depuis votre entrevue des documents que vous deviez lui transmettre, il faudrait lui faire parvenir au plus vite sinon nous serions obligés de faire une procédure de contentieux, ce que nous souhaitons éviter  » ; que le dossier ne fait pas état de réponse de M. RD, ni de relance de l’agence comptable ;

38. Attendu qu’aucun titre de recette ni ordre de versement n’a été émis par l’ordonnateur à l’encontre de M. RD, ni en 2012 après le constat du défaut de justification des dépenses, ni ensuite en dépit de l’inaction de M. RD ; que, par décision du 23 novembre 2017, le président de l’EHESS a admis en non-valeur la créance correspondant au «  trop-perçu sur régie d’avances  » pour un montant de 2 480,95 € ; que dans l’exposé des faits, la décision rappelle l’historique de la création et du fonctionnement de la régie et justifie l’admission en non-valeur par le fait que «  au vu de la lecture de l’arrêté de nomination du régisseur, il s’avère que l’intéressé ne l’a pas signé, conduisant ainsi à [un] vice de forme  » ;

Sur l’existence d’un manquement

39. Attendu que le réquisitoire soulève quatre griefs à l’encontre des deux comptables, le premier étant celui d’un défaut de justifications, à hauteur de 2 480,95 €, des dépenses payées par la régie ayant entrainé un manquant, le deuxième tenant à l’absence de mise en recouvrement de la créance résultant de ce manquant, le troisième étant celui de l’insuffisance de diligences exercées en vue du reversement de la somme de 2 480,95 € ou du recouvrement de la créance en résultant ; que ces trois griefs sont soulevés à l’encontre des deux comptables, alors que le quatrième, qui est celui d’une prise en charge irrégulière de l’admission en non-valeur, ne concerne que M. Y ;

Sur l’existence d’un manquement pour le premier grief

40. Attendu que le défaut de justifications de dépenses payées par la régie, à hauteur de 2 480,95 €, n’est pas contesté ; qu’il a d’ailleurs fait l’objet du courriel susmentionné de relance du 17 mai 2013 d’un collaborateur de l’agent comptable à M. RD ; que, cependant, ce défaut de justifications n’est pas de nature à mettre en jeu la responsabilité de l’agent comptable car les dépenses, qui ne figuraient pas dans les deux bordereaux transmis, n’ont pas été prises en charge et comptabilisées ; qu’il n’y a donc pas lieu à charge à l’encontre des deux comptables au titre du premier grief ;

Sur l’existence d’un manquement pour le deuxième grief

41. Attendu que la responsabilité du comptable public en matière de recettes ne se limite pas au seul recouvrement des titres ou des ordres émis par l’ordonnateur, mais qu’elle est aussi susceptible d’être engagée quand, du fait du comptable, la personne publique dont il tient les comptes ne recouvre pas une recette qui lui est due et dont il a connaissance ;

42. Attendu qu’en l’espèce, l’avance consentie à M. RD en sa qualité de régisseur, figurait à l’actif du bilan de l’EHESS ; que Mme X avait été informée par écrit que l’absence de justifications des dépenses payées par M. RD, à hauteur de 2 480,95 €, était susceptible de donner lieu à un ordre de versement à son encontre ; qu’elle n’a, cependant, ni répondu par écrit à la note de la DGS du 14 juin 2012, ni à la relance du chef du service juridique du 27 juillet 2012 ; qu’elle fait valoir avoir demandé «  oralement  » l’émission d’un ordre mais qu’elle n’a pas formalisé sa demande par écrit quand elle a constaté que son intervention orale n’avait pas été suivie d’effet ;

43. Attendu que, son successeur, M. Y, n’a pas émis de réserve concernant la régie en cause, et n’a pas demandé à l’ordonnateur l’émission d’un ordre de versement pour le reliquat des avances après sa prise de fonctions ; que, toutefois, l’argument qu’il fait valoir selon lequel le dossier souffrait «  d’une absence totale de traçabilité et [était] constitué d’échanges de mails inexploitables pour entamer une procédure de recouvrement  », et le fait qu’au moment où il a pris ses fonctions, le 1 ^er  octobre 2014, le contrat de M. RD avait expiré depuis plus de quatre ans, sont de nature à l’exonérer de sa responsabilité ; qu’il n’y a donc pas lieu à charge à son encontre au titre du deuxième grief ;

44. Attendu que, faute d’avoir alerté par écrit l’ordonnateur sur la nécessité d’émettre un ordre de versement à l’encontre de M. RD, au plus tard avant la fin de ses fonctions d’agent comptable le 30 septembre 2014, Mme X a manqué à ses obligations en matière de mise en recouvrement ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2014, à hauteur des avances non remboursées, soit 2 480,95 € ;

Sur l’existence d’un manquement pour le troisième grief

45. Attendu qu’à l’exception du courriel susmentionné, envoyé par un collaborateur de l’agence comptable, le 17 mai 2013, à M. RD, le dossier ne fait état d’aucune diligence effectuée par Mme X pour recouvrer le reliquat de 2 480,95 € sur les deux avances ; qu’elle n’en revendique d’ailleurs pas, se bornant à indiquer que M. RD ne respectait pas ses promesses, mais sans produire de relances de sa part ;

46. Attendu que son successeur, M. Y, qui n’a pas émis de réserve au sujet de la régie en cause, reconnaît n’avoir pas accompli de diligences avant l’admission en non-valeur de la créance en 2017 ; que, toutefois, l’argument précité concernant les lacunes du dossier et le délai écoulé depuis la fin du contrat de M. RD sont de nature à l’exonérer de sa responsabilité ; qu’il n’y a donc pas lieu à charge à son encontre au titre du troisième grief ;

47. Attendu que Mme X n’a pas accompli les diligences adéquates, complètes et rapides pour obtenir de M. RD le remboursement du reliquat sur les deux avances avant la fin de ses fonctions et qu’elle a ainsi manqué à ses obligations en matière de recouvrement ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2014, à hauteur des avances non remboursées ;

Sur l’existence d’un manquement pour le quatrième grief

48. Attendu que la créance, correspondant au «  trop-perçu sur régie d’avances  » pour un montant de 2 480,95 €, a fait l’objet d’une décision d’admission en non-valeur du 23 novembre 2017 du président de l’EHESS, qui avait compétence en la matière compte tenu de la délégation octroyée par le conseil d’administration ; que selon le réquisitoire, la prise en charge de cette admission en non-valeur par l’agent comptable alors en fonctions, M. Y, serait irrégulière du fait de la triple absence d’ordre de recouvrer préalable, de la preuve de diligences de recouvrement de celle-ci et du caractère irrécouvrable de la créance ;

49. Attendu que l’absence d’ordre de recouvrer et de diligences est patente ; qu’en revanche, les lacunes du dossier, soulignées par M. Y et le président de l’EHESS et mentionnées aux points 20 et 36, et le délai de plus de sept ans écoulé depuis l’expiration du contrat de M. RD, le 30 août 2010, plaident pour l’irrécouvrabilité du trop-perçu en cause ; que dès lors, en prenant en charge l’admission en non-valeur de la créance correspondant à ce trop-perçu, au lieu de demander l’émission d’un ordre de débet à l’encontre de M. RD, M. Y n’a pas manqué à ses obligations lui incombant en matière de contrôle des opérations de recettes et de dépenses ; qu’il n’y a donc pas lieu de mettre en cause sa responsabilité, au titre de l’exercice 2017, à hauteur du montant du reliquat des avances non justifié ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

50. Attendu que le reliquat non recouvré de 2 480,95 € des deux avances a créé un manquant en monnaie ; que si un manquant en monnaie ou en valeurs constitue, par principe, un préjudice financier à l’organisme concerné, il appartient au juge des comptes de vérifier l’existence d’un lien de causalité entre le préjudice et le manquement ; qu’en l’espèce, Mme X est bien, du fait de son inaction en matière de mise en recouvrement et de recouvrement, à l’origine du manquant qui a causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

51. Attendu qu’aux termes du même article, «  Lorsque le manquement du comptable   […]a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné   […],le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante  » ; qu’ainsi il y a lieu de constituer Mme X débitrice de l’EHESS pour la somme de 2 480,95 € au titre de l’exercice 2014 ;

52. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 18 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par Mme X ;

Sur la charge n° 2, soulevée à l’encontre de Mme X et M. Y au titre des exercices 2014 et 2015 et de M. Y au titre de l’exercice 2018 ou, à défaut, de Mme X au titre des exercices 2013 ou 2014

53. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre des exercices 2014 et 2015, à déterminer par l’instruction, par Mme X et M. Y à raison d’une insuffisance de diligences en vue du recouvrement de deux créances imputées au compte 4111 « clients – ventes de biens ou de prestation de services », l’une de 11 051,84 €, l’autre de 6 477,46 €, soit un montant total de 17 529,30 € ; qu’au surplus, en l’absence d’ordres de recouvrer ou de tout document matérialisant les droits, le solde débiteur du compte 4111 ne serait pas intégralement justifié au 31 décembre 2018 ; que ce défaut de justification pourrait révéler un déficit ou un manquant en monnaie ou en valeurs, qui serait susceptible de fonder la mise en jeu de la responsabilité de M. Y au titre de l’exercice 2018 ou, à défaut, de Mme X au titre des exercices 2013 ou 2014, à déterminer par l’instruction ;

Sur les éléments apportés à décharge par les comptables

54. Attendu que Mme X indique que pour la première créance de 11 051,84 €, il s’agit «  d’une pièce de reprise provenant de l’ancienne application NaBuCo. Cette recette correspondait à un titre émis pour une convention de recherche avec [une association] , or, la personne devant effectuer cette recherche ne l’a jamais réalisée et a démissionné. L’association a donc souhaité mettre fin au partenariat. Aucune dépense n’ayant été faite au titre de cette convention. Le dossier avait été remis au service financier qui devait procéder à l’annulation de ce titre  » ; que concernant la créance de 6 477,46 €, il «  s’agit du solde d’une convention de recherche signée avec [l’Agence nationale de la recherche - ANR] (CRQUIN07 2007-2010) ayant été inscrit en [produits constatés d’avance - PCA] , sur le client N° 11 […] alors qu’il aurait dû être titré sur le client N° 1 ANR  » ;

55. Attendu que Mme X produit une extraction de SIFAC pour les comptes 4111 et 4112 au 30 septembre 2014 (dernier jour de ses fonctions à l’EHESS) mentionnant les deux créances , et un fichier Excel «  établi en concertation avec les commissaires aux comptes (CAC) et reprenant l’intégralité des conventions suivies tant par l’ordonnateur, que par le comptable  » ; qu’elle «  précise que ce fichier était systématiquement transmis à la personne en charge du suivi des conventions et qui faisait partie du service financier de l’ordonnateur. Les dossiers concernant ces deux créances ont été transmis à l’ordonnateur, le premier lors du changement de logiciel, le deuxième lors de l’examen des conventions avec les CAC. Aucun recouvrement n’est à envisager  » ;

56. Attendu que M. Y indique que, pour la première créance, la pièce n° 900001660 au 31 décembre 2009, visée au réquisitoire,«  correspond à un bilan d’entrée 2007 suite au changement de logiciel financier et comptable en mode GBCP [gestion budgétaire et comptable publique] . Cette pièce reprend les anciennes codifications des pièces avant le passage à la GBCP ( affectation Z1-20009-090000418). Par ailleurs, la pièce fait également référence à une reprise de bilan d’entrée 2009 sans que les recherches approfondies n’aient permis de retrouver un document associé, la pièce initiale datant de 2005  » ; que pour la seconde créance, il indique que «  après des recherches approfondies dans les archives qui ont connu plusieurs déménagements sur la période, la seconde pièce n° 900001528 au 31 décembre 2010 (affectation DR-2010-02000000907) n’a pas pu être retrouvée. Il n’a donc pu être procédé aux diligences adéquates  » ;

Sur les faits

57. Attendu que les deux créances visées par le réquisitoire figurent au débit du compte 4111 au 31 décembre 2018 avec les indications suivantes :

-       Première créance de 11 051,84 € intitulée «  2009 BE 05 0255 TIT 668 ASSOC ASEAY A ANNULER  » avec les références suivantes : «  900001660  » pour le numéro de pièce, «  31/12/2009  » pour la date de la pièce et «  31/12/2016  » pour la date comptable ;

-       Seconde créance de 6 477,46 € intitulée «  QUINO 7 – solde  » avec les références suivantes : «  900001528  » pour le numéro de pièce, «  31/12/2010  » pour la date de la pièce et «  31/12/2016  » pour la date comptable ;

58. Attendu que les pièces citées en référence n’ont pu être produites en dépit des recherches effectuées ; que, selon les réponses des comptables, les deux créances seraient plus anciennes que les dates citées en référence l’indiqueraient, et qu’elles correspondraient toutes deux à des conventions de recherche ; que la première créance correspondrait à une reprise en balance d’entrée 2007 d’un titre émis en 2005 relatif à une convention de recherche avec une association ; que la seconde créance correspondrait à une convention de recherche signée avec l’ANR en 2007, et qui porterait sur «  L’émergence de la quinoa dans le commerce mondial : quelles conséquences sur la durabilité sociale et agricole dans l’Altiplano bolivien ?  », selon le fichier produit par Mme X ;

Sur l’existence d’un manquement

59. Attendu que le réquisitoire soulève deux griefs à l’encontre des deux comptables, le premier étant l’insuffisance de diligences pour le recouvrement des deux créances, le second, étant le défaut de justification du solde débiteur du compte 4111, pouvant révéler un manquant en monnaie ou en valeurs ;

60. Attendu que, s’agissant du premier grief, les deux comptables successifs n’ont pas fait état de diligences de recouvrement ; que si M. Y fait valoir qu’il n’a pas pu en effectuer du fait de l’impossibilité de retrouver des pièces, Mme X, fait valoir que les créances n’étaient pas dues et que les titres correspondants (non produits) auraient dû être annulés au motif, pour la première créance, que «  la personne devant effectuer cette recherche ne l’a jamais réalisée et a démissionné  », et, pour la seconde créance, que le titre aurait dû être émis à l’encontre de l’ANR, mais qu’il l’a été émis à l’encontre d’un autre débiteur ;

61. Attendu qu’aucun document ne permet d’étayer de manière certaine que les titres n’étaient pas dus et auraient dû être annulés ; que toutefois le libellé de la première créance apparaît corroborer l’argument de Mme X ; qu’en effet, la mention «  A ANNULER  » y figure explicitement ; que pour la seconde créance, le fichier Excel fait état pour la convention de recherche concernée d’un montant de recettes à fin 2013 de 99 179,61 €, comparé à un montant de dépenses de seulement 92 702,15 €, d’où un montant de produits constatés d’avance égal à 6 477,46 €, et qu’il comporte la mention «  Convention à clore. Modif N° client  » ; qu’il apparait que ces créances ne devaient pas être recouvrées et que, dès lors, le premier grief du réquisitoire n’est pas fondé ; qu’il n’y a donc pas lieu de mettre en jeu la responsabilité des comptables pour ce motif ;

62. Attendu que, concernant le second grief du réquisitoire, les créances figuraient toujours, au 31 décembre 2018, au débit du compte 4111, et par conséquent à l’actif du bilan, alors qu’aucune pièce ne les justifiait ; que M. Y, qui n’a pas émis de réserve sur les deux créances après sa prise de fonctions le 1 ^er octobre 2014 et n’a pas été en mesure de produire des pièces qui auraient permis de justifier leur maintien au débit du compte 4111, a manqué à ses obligations en matière de conservation des pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité ainsi que de la tenue de la comptabilité du poste comptable ; qu’il y a lieu donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité au titre de l’exercice 2018 à hauteur du montant cumulé des deux créances ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

63. Attendu que les titres correspondants aux deux créances incriminées auraient dû être annulés ; que le manquement de M. Y, qui a conduit au maintien de ces deux créances à l’actif du bilan de l’EHESS sans justifications, n’a pas causé de préjudice financier à l’établissement ;

64. Attendu qu’aux termes des dispositions du deuxième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Lorsque le manquement du comptable […] n’a pas causé de préjudice financier à l’organisme public concerné, le juge des comptes peut l’obliger à s’acquitter d’une somme arrêtée, pour chaque exercice, en tenant compte des circonstances de l’espèce  » ; que le décret du 10 décembre 2012 susvisé fixe le montant maximal de cette somme à un millième et demi du montant du cautionnement prévu pour le poste comptable ;

65. Attenduque le montant du cautionnement prévu pour le poste comptable considéré pour l’exercice 2018 était fixé à 152 000 € ; qu’ainsi le montant maximum de la somme susceptible d’être mise à la charge de M. Y s’élève à 228 € ;

66. Attendu qu’en l’absence de circonstances susceptibles d’en réduire le montant, il y a lieu d’arrêter cette somme à 228 €, au titre de l’exercice 2018 ;

Sur la charge n° 3, soulevée à l’encontre de Mme X et de M. Y au titre de l’exercice 2014, et de M. Y au titre de l’exercice 2018 ou, à défaut, de Mme X au titre des exercices 2013 ou 2014

67. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2014, par Mme X et M. Y à raison d’une insuffisance de diligences en vue du recouvrement d’une créance de 3 878,65 € imputée au compte 411-1 « clients – ventes de biens ou de prestation de services » pour laquelle l’action en recouvrement aurait été prescrite en 2014 ; qu’au surplus, en l’absence d’ordres de recouvrer ou de tout document matérialisant les droits, le solde débiteur du compte 4111 ne serait pas intégralement justifié au 31 décembre 2018 ; que ce défaut de justification pourrait révéler un déficit ou un manquant en monnaie ou en valeurs, qui serait susceptible de fonder la mise en jeu de la responsabilité de M. Y au titre de l’exercice 2018 ou, à défaut, de Mme X au titre des exercices 2013 ou 2014, à déterminer par l’instruction ;

Sur les éléments apportés à décharge par les comptables

68. Attendu que Mme X indique que la créance en cause «  était due par le [Centre national de la recherche scientifique - CNRS] Délégation Régionale 01  » et qu’elle «  correspond à la quote-part de charges liée au bâtiment Le France selon une clé de répartition  » ; que cette répartition, détaillée dans un tableau établi par les services financiers de l’EHESS qu’elle produit, «  faisait encore l’objet de négociation début 2011 ainsi qu’il a été précisé au cours du [conseil d’administration] du 6 mai 2011  » pour lequel elle produit le compte-rendu de réunion ; qu’elle ajoute que «  Cette créance, qui était contestée, a fait l’objet d’un dossier suivi par les services logistique et financier de l’EHESS pour aboutir à une solution  » ;

69. Attendu que M. Y indique que «  la pièce n° 900001782 du bilan d’entrée au 31 décembre 2016 (qui correspond à la pièce d’affectation DR-2010-0200000862 au 31 décembre 2010 [visée par le réquisitoire] ) a fait l’objet d’une liquidation directe par les services de l’ordonnateur, comptabilisant ainsi la créance sans contrôle préalable du comptable, en raison d’une défaillance dans le paramétrage du logiciel de gestion financière. De plus, les pièces justificatives sont insuffisantes pour procéder aux diligences adéquates (absence de convention entre les parties)  » ;

Sur les faits

70. Attendu que la facture fondant la créance de 3 878,65 € visée par le réquisitoire n’a pas été produite ; que selon les pièces du dossier, il s’agit de la facture n° 200000862 émise le 31 décembre 2010 par l’EHESS à l’encontre du CNRS « délégation Paris A » concernant les charges de l’immeuble Le France, occupé temporairement par les deux établissements, et par cinq autres organismes, dans l’attente de la construction du nouveau campus Condorcet ; qu’une convention de gestion, conclue en 2012 entre les sept occupants, répartit les responsabilités de chacun pour les différentes charges locatives et détermine les conditions de refacturation selon une clé de répartition, l’EHESS étant notamment chargée de la maintenance du matériel et du réseau de téléphonie, du courrier et du groupe électrogène, le CNRS de la fourniture de l’électricité ;

71. Attendu que les diligences pour le recouvrement de cette créance, attestées par des pièces du dossier sont les suivantes :

-       Une lettre libellée «  relance n° 1  » du 25 septembre 2015 signée par M. Y, portant sur la facture n° 200000862 de 3 878,65 € et aussi cinq autres factures émises de 2011 à 2013, soit un montant total de 160 011,36 € ;

-       Deux lettres portant sur les mêmes six factures libellées «  relance n° 2  » et «  relance n° 3  » et datées respectivement des 1 ^er  octobre et 1 ^er  décembre 2015, mais non signées par M. Y, d’où une incertitude sur leur envoi effectif ;

72. Attendu que l’absence de paiement de la créance par le CNRS est due à un litige entre l’établissement et l’EHESS au sujet de la refacturation d’électricité ; que trois factures avaient été émises par le CNRS pour un montant hors taxes (HT) et acquittées comme tel par l’EHESS ; que le CNRS avait ensuite souhaité procéder à une régularisation de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur ces trois factures, mais que l’EHESS avait une position divergente ; que le litige avait donné lieu à des échanges de courriels entre les agences comptables des deux établissements en 2016, puis en 2019, mais sans résolution du désaccord ; qu’il ressort de ces échanges, que le CNRS considérait que la facture n° 200000862 de 3 878,65 € avait été atteinte par la prescription le 31 décembre 2014 à minuit, aucun acte n’étant venu interrompre ou suspendre le délai quadriennal fixé par la loi du 31 décembre 1968 susvisée ;

Sur l’existence d’un manquement

73. Attendu que le réquisitoire soulève deux griefs à l’encontre des deux comptables, le premier étant l’insuffisance de diligences pour le recouvrement de la créance, le second, étant le défaut de justification du solde débiteur du compte 4111, pouvant révéler un manquant en monnaie ou en valeurs ;

74. Attendu que, s’agissant du premier grief, Mme X n’a effectué aucune diligence alors qu’elle aurait pu procéder à des relances amiables, voire à une compensation avec les dettes de l’EHESS auprès du CNRS au titre de la consommation électrique ; que, cependant, son inaction n’a pas compromis irrémédiablement le recouvrement de la créance, qui n’était pas prescrite quand elle a quitté ses fonctions le 30 septembre 2014 ; qu’il n’y a donc pas lieu de mettre en jeu sa responsabilité au titre du premier grief ;

75. Attendu que son successeur, M. Y, n’a pas émis de réserve sur la créance lors de sa prise de fonctions le 1 ^er  octobre 2014 ; que contrairement à ce qu’il fait valoir, il existait bien une convention, conclue en 2012 par tous les occupants de l’immeuble Le France pour sa gestion ; qu’une lettre de relance, avec preuve de sa réception, aurait suffi à interrompre la prescription, le CNRS étant un établissement public national ; qu’il n’a envoyé une « relance n° 1 » que le 25 septembre 2015, alors que la créance était déjà prescrite ; qu’ensuite, il n’a jamais répondu sur le fond aux courriels de son homologue du CNRS de 2016 relatifs au litige au sujet des factures d’électricité, alors que la résolution de celui-ci aurait pu permettre le paiement de la créance ; qu’il a ainsi manqué à ses obligations en matière de recouvrement ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2014, année de la prescription de la créance, à hauteur de celle-ci ;

76. Attendu, que s’agissant du second grief du réquisitoire, la créance de 3 878,65 € avait bien vocation à figurer au débit du compte 4111 ; que si la facture correspondante à cette créance n’a pas été produite, son existence a été établie par sa mention dans les lettres de relances de l’EHESS ; que la créance n’était au demeurant pas contestée par le CNRS, le litige entre les deux établissements ne portant pas sur celle-ci, mais sur l’application de la TVA aux créances du CNRS à l’encontre de l’EHESS ; qu’il n’y ainsi pas lieu de mettre en jeu la responsabilité des deux comptables au titre du second grief ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

77. Attendu que le défaut de recouvrement d’une créance cause par principe un préjudice financier à l’organisme public créancier ; que toutefois, il n’y a pas de préjudice lorsque la preuve est apportée qu’en toute hypothèse la créance n’aurait pas pu être recouvrée ; qu’en l’espèce, cette preuve n’est pas apportée, le CNRS n’étant pas insolvable et n’ayant pas contesté le bien-fondé de la créance ; que le manquement du comptable a ainsi causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

78. Attendu qu’aux termes du VI de l’article 60 modifié de la loi de finances pour 1963 susvisé, «  Lorsque le manquement du comptable […] a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné […], le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante » ; qu’ainsi, il y a lieu de constituer M. Y débiteur de l’EHESS pour la somme de 3 878,65 €, au titre de l’exercice 2014 ;

79. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 14 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par M. Y ;

Sur le droit applicable aux charges n° 4 à n° 9 relatives à des dépenses

Sur le droit applicable en matière de responsabilité des comptables publics

80. Aux termes de l’article 12-B du décret du 29 décembre 1962 susvisé, les comptables sont notamment tenus d’exercer le contrôle de la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué et de la validité de la créance ; qu’aux termes de l’article 13, le contrôle de la validité de la créance porte notamment sur la justification du service fait, l’exactitude des calculs de liquidation et la production des justifications ; qu’aux termes de l’article 37, «  Lorsque, à l’occasion de l’exercice du contrôle prévu à l’article 12 (alinéa B) ci-dessus, des irrégularités sont constatées, les comptables publics suspendent les paiements et en informent l’ordonnateur  » ;

81. Attendu qu’aux termes de l’article 18 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, «  Dans le poste comptable qu’il dirige, le comptable public est seul chargé : [...]4° De la prise en charge des ordres [...]de payer qui lui sont remis par les ordonnateurs ; [...] 7 ° Du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative  » ; qu’aux termes de l’article 19 du même texte, «  Le comptable public est tenu d’exercer le contrôle :[...]2° S’agissant des ordres de payer :[...]d) De la validité de la dette dans les conditions prévues à l’article 20  » ; qu’aux termes de cet article, «  Le contrôle des comptables publics sur la validité de la dette porte sur : [...] 2° L’exactitude de la liquidation ; 3° La production des pièces justificatives  », notamment ;

82. Attendu qu’aux termes de l’article 38 du même décret, «  lorsqu’à l’occasion de l’exercice des contrôles prévus au 2° de l’article 19 le comptable public a constaté des irrégularités ou des inexactitudes dans les certifications de l’ordonnateur, il suspend le paiement et en informe l’ordonnateur  » ;

Sur le contrôle de la validité de la créance ou de la dette

83. Attendu que, dans le cadre du contrôle de la validité de la créance ou de la dette, il appartient au comptable public de vérifier, en premier lieu, si l’ensemble des pièces requises au titre de la nomenclature comptable applicable lui a été fourni et, en deuxième lieu, si ces pièces sont, d’une part, complètes et précises et, d’autre part, cohérentes au regard de la catégorie de la dépense ; que si ce contrôle peut conduire le comptable à porter une appréciation juridique sur les actes administratifs à l’origine de la dette et s’il lui appartient alors d’en donner une interprétation conforme à la réglementation en vigueur, il n’a pas le pouvoir de se faire juge de leur légalité ; que si les pièces justificatives fournies sont insuffisantes pour établir la validité de la dette, il appartient au comptable de suspendre le paiement jusqu’à ce que l’ordonnateur lui ait produit les justifications ou les attestations nécessaires ;

84. Attendu que dans le silence de la nomenclature applicable ou en l’absence de nomenclature, ce qui était le cas pour les EPSCP jusqu’à l’arrêté du 13 avril 2016 susvisé, le comptable public doit, avant toute chose, exiger la production de toutes les justifications qui lui permettent de garantir les contrôles que la réglementation lui prescrit, au besoin après s’être référé à des nomenclatures voisines, sans toutefois considérer que celles-ci puissent lui être opposables ;

Sur le droit applicable aux charges n° 4 à n° 7, relatives à des frais de déplacement

Sur les dispositions du décret du 3 juillet 2006

85. Attendu que l’article 2 du décret du 3 juillet 2006 susvisé définit l’agent en mission comme étant l’«  agent en service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale  » ;que l’article 3 précise les modalités de remboursement des frais de transport à l’agent et les justifications à produire, et de versement d’indemnités forfaitaires au titre des repas ou de l’hébergement ; qu’aux termes de l’article 5 «  Les administrations peuvent conclure dans le respect du code des marchés publics, directement avec des compagnies de transport, des établissements d’hôtellerie ou de restauration, des agences de voyages, et autres prestataires de services, des contrats ou conventions, pour l’organisation des déplacements. Elles peuvent, le cas échéant, mutualiser entre elles leurs achats. / Les prestations en nature dont peuvent bénéficier les agents en application de ces contrats ou conventions ne peuvent se cumuler avec les indemnités instituées par le présent décret ou d’autres indemnités ayant le même objet  » ;

Sur les règles propres à l’EHESS

86. Attendu que la «  circulaire valant règlement des missions à l’EHESS  » du 14  décembre 2012, prise en application du décret du 3 juillet 2006 précité, précise dans son préambule que l’ordre de mission «  doit toujours être émis préalablement à la mission  » ; qu’aux termes de la partie 1 intitulée «  qui peut partir en mission  », les trois catégories de personnes suivantes peuvent le faire :

-       Les agents de l’État affectés et rémunérés par l’EHESS, qu’ils soient enseignants ou enseignants-chercheurs, doctorants ou personnels administratifs et quel que soit leur statut (titulaire, stagiaire ou contractuel) ;

-       Les étudiants de l’EHESS ;

-       Des tiers, ainsi définis : «  Une personne extérieure, non rémunérée par l’établissement mais mandatée par ce dernier peut également bénéficier d’un ordre de mission, en application des dispositions de l’article 1 du décret de 2006 précité. […] C’est notamment le cas des chercheurs et enseignants-chercheurs d’établissements partenaires (ex : membres des [unités mixtes de recherche - UMR] hébergées à l’École), mais également des chercheurs à la retraite  » ;

87. Attendu que la partie 2 de la circulaire, intitulée «  définir et préparer la mission, le déplacement  », indique que «  toute personne amenée à se déplacer dans le cadre de ses fonctions et/ou pour le compte de l’École en dehors de son lieu de travail doit être munie d’un ordre de mission, même si celui-ci est sans frais  » ; qu’elle indique, par ailleurs, que «  pour être valide, l’ordre de mission doit être signé par le président en sa qualité d’ordonnateur ou par une autorité hiérarchique ayant une délégation de signature  » et rappelle que «  toute dépense supérieure ou égale à 4 000 € ne peut être signée que par le président ou la [directrice générale des service - DGS] par délégation » ; que la partie 3 détaille les frais pris en charge qui comprennent l’indemnité journalière (repas et hébergement), étant précisé qu’à l’étranger elle «  est fixée par le ministre des finances et surtout par pays  », les frais de transport et les frais divers, étant précisé que «  l’École peut prendre en charge à titre exceptionnel, des frais indispensables liés aux circonstances du déroulement de la mission  » ;

88. Attendu que le conseil d’administration de l’EHESS a décidé, par trois délibérations du 7 juillet 2012 pour les deux premières et du 14 décembre 2012 pour la troisième, que :

-       L’avance sur frais de mission ne peut dépasser 75 % de ceux-ci, et les pièces justificatives doivent être remises dans un délai de deux mois après le retour de mission ;

-       Le montant de l’indemnité de nuitée allouée au conférencier de la conférence Marc Bloch est compris entre 200 € et 300 € par nuitée ;

-       Le montant de l’indemnité de nuitée est de 150 € pour Paris et l’Île-de-France et de 120 € pour la province, à compter du 1 ^er  janvier 2012 et jusqu’au 31 décembre 2013 ;

-       Les frais de transport en train du président et des membres du bureau sont pris en charge sur la base de la 1 ^ère classe à compter du 1 ^er  janvier 2013 et pour la durée de leur mandat ;

Sur les pièces justificatives à produire à l’agent comptable

89. Attendu que s’agissant des frais de déplacement temporaires, l’annexe aux arrêtés des 13 avril 2016 et 31 janvier 2018 susvisée précise qu’ils comprennent les frais de séjour (hébergement et restauration), de transport, et le cas échéant des frais annexes, et qu’ils peuvent être soit remboursés à l’agent, soit pris en charge directement par l’organisme ;

90. Attendu qu’en cas de remboursement à l’agent de frais de séjour (hébergement et restauration) ou de transport, les articles 3.8.1 et 3.8.3 prévoient explicitement la production des pièces suivantes : «  ordre de mission ou de déplacement signé par l’ordonnateur  » et «  état de frais (valant demande de remboursement de l’agent) certifié par l’ordonnateur  », étant précisé que «  l’intéressé ne peut pas signer lui-même son ordre de mission  » et que «  Dans le cadre de la dématérialisation des pièces justificatives, la certification de l’état de frais est laissée à l’initiative de l’ordonnateur dans le cadre de ses procédures de contrôle interne. Pour l’agent comptable, la signature de la demande de paiement par l’ordonnateur vaut certification du service fait et justification des informations figurant sur l’état de frais, conformément à l’article 11 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique  » ; que s’agissant spécifiquement des personnes qui interviennent pour le compte de l’organisme, l’article 3.8.1.4 prévoit expressément la production d’un «  ordre de mission prescrivant la prise en charge des frais  » ;

91. Attendu que, si une avance sur frais de déplacement est versée (à hauteur maximale de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, sauf si l’organisme a fixé, par délibération un taux et des modalités différentes) l’article 3.8.6 prévoit la production des pièces suivantes : «  1.   Ordre de mission ou de déplacement  » et «  2.   État de frais  », et plus spécifiquement pour l’étranger : «  ordre de mission  » et «  fiche d’allocation ou état de frais  », étant précisé que «  la fiche d’allocation peut désormais valoir ordre de mission  », et que l’ordre de mission peut constituer «  la pièce justificative unique s’il présente les éléments suivants : - attestation des calculs de liquidation par l’ordonnateur ; - mention dans le titre de l’ordre de mission ou dans une zone de commentaires qu’il s’agit d’un "document valant fiches d’allocation" de devise étrangères  » ;

92. Attendu que selon les articles 3.8.2 et 3.8.4, quand l’organisme prend directement en charge les frais d’hébergement et de restauration, ou de transport, les pièces à produire à l’agent comptable sont les suivantes : «  1. Contrat ou convention (selon le cas) ; 2. Facture du prestataire de services  », et pour les titres de transport, un «  bon individuel de transport (BIT) ou toute autre pièce en tant lieu  » ;

Sur la charge n° 4 soulevée à l’encontre de Mme X au titre de l’exercice 2012

93. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2012, par Mme X à raison d’un défaut de contrôle de la validité de la créance, lequel porte notamment sur la production des pièces justificatives, lors du paiement de frais de mission d’un montant de 270,10 €, 461,86 € et 694,93 €, soit 1 426,89 € au total pour une mission à Tokyo en 2012 ; que l’ordre de mission n’aurait pas été signé par l’ordonnateur et qu’il ne prévoirait pas de déplacement de Tokyo (Japon) à Séoul (Corée du sud) alors qu’un remboursement de frais est demandé à ce titre ;

Sur les éléments apportés à décharge par la comptable

94. Attendu que la comptable indique ne pas être «  en mesure de confirmer que la somme de 694,93 € a bien été versée à [M. SL] » ; qu’elle ajoute que celui-ci «  a mené plusieurs missions au Japon dans le cadre de plusieurs conventions de recherche codifiées FUJA dans SIFAC. Il a été à l’origine de la création de La Fondation France Japon [FFJ] dont il était le préfigurateur. À ce titre il s’est rendu au Japon, mais également en Corée du Sud pour trouver des financeurs, nouer des partenariats et représenter l’École. Les résultats de ses activités ont régulièrement fait l’objet d’une présentation au conseil d’administration  » ;

Sur les faits

95. Attendu les paiements visés par le réquisitoire concernent une mission prévue à Tokyo du 7 septembre au 9 décembre 2012 par M. SL, selon l’ordre de mission n° 5853, signé le 1 ^er  septembre 2012 par lui comme « agent » et « chef de service » ; qu’aucune signature ne figure au titre de « l’autorité administrative » devant approuver ledit ordre ;

96. Attendu que, alors que l’ordre de mission ne prévoyait pas un aller-retour à Séoul, M. SL a demandé le 31 octobre 2012 le remboursement d’un montant de 45 280 yens, soit 461,86 € selon la mention manuscrite, correspondant à une facture émise par la compagnie aérienne le 4 octobre 2012 pour un aller-retour Tokyo-Séoul des 16 au 19 octobre 2012 ; qu’il joint à l’appui de sa demande les deux billets d’avion ; que le montant de 461,86 € figure sur la «  liste des pièces transmises pour visa comptabl e » du 14 décembre 2012 signée par la DGS, sans date indiquée, et visée par l’agence comptable le 17 décembre 2012 ; que figure aussi sur le même document la somme de 270,10 €, portant le montant dû à M. SL à 731,96 € ; que selon le tampon figurant sur le document, le paiement est intervenu le 20 décembre 2012 ;

97. Attendu que selon l’état liquidatif établi le 14 décembre 2022 et signé par la DGS, par délégation, non datée, du président de l’EHESS, le montant total des frais est de 1 426,89 €, dont 694,93 € de frais de repas à rembourser au missionnaire, et 731,96 € de frais de transport, montant présenté comme « payé par entreprise » pour deux vols (l’un de 461,86 €, l’autre de 270,10 €) ; que les frais de repas ont été remboursés à M. SL le 20 décembre 2012 ;

Sur l’existence d’un manquement

98. Attendu que le double grief soulevé par le réquisitoire, à savoir l’absence de signature de l’ordre de mission par l’ordonnateur et de mention par celui-ci du déplacement de Tokyo à Séoul, est fondé ; que confronté à des pièces incomplètes (ordre de mission non approuvé) et incohérentes entre elles (mission à Tokyo, alors qu’un remboursement d’un vol à Séoul est demandé), Mme X aurait dû, en application de l’article 37 du décret du 29 décembre 1962 précité, suspendre le paiement et en informer l’ordonnateur ; que faute de l’avoir fait, elle a manqué à ses obligations en matière de contrôle de la validité de la créance ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2012, à hauteur des paiements ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

99. Attendu que, pour déterminer si le paiement irrégulier d’une dépense par un comptable public a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné, il appartient au juge des comptes de vérifier, au vu des éléments qui lui sont soumis à la date à laquelle il statue, si la correcte exécution, par le comptable, des contrôles lui incombant aurait permis d’éviter que soit payée une dépense qui n’était pas effectivement due ; que lorsque le manquement du comptable porte sur le contrôle de la production des pièces justificatives requises, ce manquement doit être regardé comme n’ayant, en principe, pas causé un préjudice financier à l’organisme public concerné lorsqu’il ressort des pièces du dossier, y compris d’éléments postérieurs au manquement en cause, que la dépense repose sur les fondements juridiques dont il appartenait au comptable de vérifier l’existence au regard de la nomenclature, que l’ordonnateur a voulu l’exposer et, le cas échéant, que le service a été fait ;

100. Attendu, en l’espèce, que s’il n’y a pas de doute sur la volonté de l’ordonnateur de l’exposer, et le service fait, la dépense était cependant dépourvue de fondement juridique, faute d’ordre de mission dûment approuvé par l’ordonnateur ; que le manquement de la comptable a ainsi causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

101. Attendu qu’aux termes du même article, «  Lorsque le manquement du comptable  […] a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné  […], le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante  » ; qu’ainsi il y a lieu de constituer Mme X débitrice de l’EHESS pour la somme de 1 426,89 € au titre de l’exercice 2012 ;

102. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 18 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par Mme X ;

Sur la charge n° 5 soulevée à l’encontre de Mme X au titre de l’exercice 2013

103. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2013, par Mme X à raison d’un défaut de contrôle de la validité de la dette, lors du paiement de frais de mission à hauteur de 2 000 € et 6 821,82 €, soit 8 821,82 € au total, pour une mission à Osaka (Japon) en 2013 ; que l’ordre de mission serait revêtu de la signature de la DGS sans qu’il soit établi que cette dernière bénéficiât d’une délégation de l’ordonnateur et que, par ailleurs, le remboursement a porté sur des dépenses ne figurant pas dans l’ordre de mission, à l’instar de l’invitation de personnalités extérieures à l’appui desquelles figurait des « invitations avec prise en charge » appuyées d’une série d’ordre de mission sans frais signés par l’agent et l’invité concerné, la signature « autorité administrative » requise faisant défaut ;

Sur les éléments apportés à décharge par la comptable

104. Attendu que la comptable produit la «  circulaire valant règlement des missions à l’EHESS  » et les trois délibérations précitées aux points 86 à 88, ainsi que les documents suivants :

-       la délibération n° 1 du conseil de gestion de la FFJ de l’EHESS du 27 novembre 2013, non signée, portant composition de ce conseil (M. SL en est membre) ;

-       le rapport d’activités de la FFJ de l’EHESS du 16 novembre 2013 ;

-       la note n° 2012-131 du 18 décembre 2012 de la DGS de l’EHESS, non signée, relative aux délégations de signature à l’École ;

Sur les faits

105. Attendu que les paiements visés par le réquisitoire concernent une mission devant être effectuée à Osaka du 27 mars au 17 juin 2013 par M. SL, selon l’ordre de mission n° 7282 daté du 6 mai 2013, soit après le début de la mission, non signé par le missionnaire, et dûment approuvé par la DGS, par délégation du président de l’EHESS ; que cet ordre de mission prévoyait 82 nuitées et des transports de « RER – métro – bus » ; qu’avant même l’établissement de l’ordre de mission, M. SL a demandé le 30 avril 2013 une avance de 2 000 € qui lui a été payée le 30 mai 2013 selon le tampon figurant sur la «  liste des pièces transmises pour visa comptable  » établie le 30 avril 2013 et signée par la DGS, sans date indiquée ;

106. Attendu que, selon l’état liquidatif établi le 10 septembre 2013 et signé par la DGS, par délégation du président de l’EHESS, le montant total des frais de déplacement est de 8 821,82 € ; que ce montant, payé à M. SL le 20 septembre 2013 après déduction de l’avance de 2 000 € se décompose, selon les intitulés de l’état, en :

-       « Taxi » pour 103,44 € (12 770 yens), « transport en commun » pour 186,30 € (23 000 yens) et « train » pour 1 174,91 € (145 050 yens), correspondant à une demande de remboursement de M. SL du 21 juin 2013, avec à l’appui des reçus pour « le rechargement d’un pass navigo japonais », divers billets de train pour des trajets à l’intérieur du Japon (cinq trajets Shinagawa-Kyoto, un trajet Tokyo-Osaka, trois trajets Kyoto-Kobé, trois trajets Tokyo-Kyoto, un trajet Shinagawa-Kyoto) et des taxis (six reçus) ;

-       « Nuitée » pour 1 313,82 € (162 200 yens), correspondant à plusieurs factures d’hôtel au nom de M. SL, dont deux à Tokyo (comme les autres factures sont uniquement en japonais, l’adresse de l’hôtel n’a pas pu être déterminée) ;

-       Autres pour 1 314,87 € (162 330 yens), correspondant à deux demandes de remboursement de M. SL, l’une du 1 ^er mai 2013 pour l’impression de 400 cartes de visite (16 800 yens selon la facture jointe), l’autre du 3 mai 2013 pour l’impression de 300 programmes en couleur du symposium à Tokyo (145 530 yens selon la facture jointe) ;

-       Autres pour 175 €, correspondant à l’achat de livres selon la demande de remboursement de M. SL du 7 mai 2013, accompagnée de la facture et du chèque du règlement ;

-       Repas pour 1 133,66 € (139 958 yens), correspondant à cinq demandes de remboursement de frais de repas de M. SL des 1 ^er mai (repas du 24 avril 2013 pour 25 450 yens), 19 juin (deux demandes, l’une pour un repas du 22 mai 2013 pour 33 100 yens, l’autre pour un repas du 27 mai 2013 pour 43 000 yens) et 21 juin (deux demandes, l’une pour un repas du 29 mai pour 20 858 yens, l’autre pour un repas du 7 juin 2013 pour 17 550 yens). Les noms des personnes invitées figurent sur les demandes de remboursement, mais aucune « invitation avec prise en charge n’a été fournie) ;

-       Nuitée pour 3 419,82 € (422 200 yens), correspondant selon la demande de remboursement de M. SL du 26 juin 2013 «  à la facture émise par l’hôtel Tokyo Prince le 11 avril 2013 pour la prise en charge du logement de [MM. WO, HL, CD, SM, EMM, Mme CL, M. SL, Mme KA, MM. LR, HM, et KYH] à l’occasion de la conférence organisée par la FFJ les 8 et 9 avril à Tokyo  » ; qu’outre les factures individuelles d’hôtel, ont été produits à l’appui, pour toutes ces personnes hors M. SL, soit un « OM [ordre de mission] sans frais » soit une « invitation avec prise en charge » pour une mission à Tokyo, documents tous datés du 7 avril 2013, signés par chacune d’entre elles et par M. SL comme « chef de service », mais non approuvés par « l’autorité administrative », et ne prévoyant pas de repas, ni de nuitée (sauf pour Mme KA) :

o   OM sans frais n° 9607 pour M. KYH (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 9023 pour Mme KA (14 nuitées, 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10501 pour M. WO (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10502 pour M. HL (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10503 pour M. CD (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10504 pour M. EMM (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10505 pour Mme CL (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10506 pour M. LR (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10665 pour M. HM (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

o   Invitation avec prise en charge n° 10667 pour M. SM (0 nuitée et 0 repas et des transports « RER-métro-bus » prévus) ;

Sur l’existence d’un manquement

107. Attendu que le réquisitoire soulève trois griefs à l’encontre de la comptable, le premier tenant à la signature de l’ordre mission de M. SL par la DGS sans qu’il soit établi que cette dernière bénéficiât d’une délégation de l’ordonnateur, le deuxième étant le remboursement de dépenses ne figurant pas dans l’ordre de mission, tels que des frais de taxis, de repas et d’autres frais (achat de livres et travaux d’impression), et le troisième étant que certaines des dépenses liées à des frais d’hébergement ou de repas concerneraient des personnalités extérieures pour lesquelles il existe des « invitations avec prise en charge » ou des « OM sans frais », seulement signés par l’agent concerné par la mission et l’invité ;

108. Attendu que, la DGS était habilitée, par délégation du président de l’EHESS du 29 novembre 2012, à signer l’ordre de mission de M. SL ; que le premier grief n’est pas fondé et qu’il n’y a donc pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable pour ce motif ;

109. Attendu que s’agissant des deux autres griefs, l’ordre de mission de M. SL ne prévoyait que 82 nuitées et des transports de « RER – métro – bus », et pas des frais de transport par train et taxi, ni les frais divers liés à l’achat de livres et l’impression de cartes de visite et de programmes ; que la destination de la mission était Osaka et non Tokyo ; qu’en l’absence de traduction des reçus relatifs «  au rechargement du pass navigo japonais  », il n’a été permis d’établir si celui-ci concernait la ville d’Osaka ou celle de Tokyo ; qu’il en est de même pour certaines des factures d’hôtel produites pour justifier le remboursement de nuitées à hauteur de 1 313,82 € (162 200 yens) que deux des factures au moins ont été émises par des hôtels de Tokyo ; que les nuitées remboursées à hauteur de 3 419,82 € (422 200 yens) ont été toutes justifiées par la production de factures émises par l’hôtel Prince à Tokyo ; qu’à l’exception d’une seule émise au nom de M. SL, les autres concernent des personnes invitées, pour lesquelles ont été produits, pour l’une d’entre elles, un ordre de mission sans frais et, pour les neuf autres, une invitation avec prise en charge qui non seulement ne prévoyait pas de nuitée (exception faite d’une seule personne), et n’avait pas été approuvée par l’ordonnateur de l’EHESS ou son délégué ; que s’agissant des frais de repas, s’ils sont justifiés par des factures, ils concernent tous des personnes invitées, et ces dépenses n’étaient pas prévues par l’ordre de mission de M. SL, ni par des invitations avec prise en charge dûment approuvées ;

110. Attendu que confrontée à des pièces incomplètes (invitations avec prise en charge non approuvées) et incohérentes entre elles (mission prévue à Osaka seulement, alors que la majorité des pièces concernent de dépenses effectuées à Tokyo, demandes de remboursement de dépenses non prévues par l’ordre de mission, ordre de mission sans frais avec un remboursement est demandé), Mme X aurait dû, en application de l’article 38 du décret du 7 novembre 2012 précité, suspendre le paiement et en informer l’ordonnateur ; que faute de l’avoir fait, elle a manqué à ses obligations en matière de contrôle de la validité de la dette ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2013, à hauteur des paiements ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

111. Attendu que, pour déterminer si le paiement irrégulier d’une dépense par un comptable public a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné, il appartient au juge des comptes de vérifier, au vu des éléments qui lui sont soumis à la date à laquelle il statue, si la correcte exécution, par le comptable, des contrôles lui incombant aurait permis d’éviter que soit payée une dépense qui n’était pas effectivement due ; que lorsque le manquement du comptable porte sur le contrôle de la production des pièces justificatives requises, ce manquement doit être regardé comme n’ayant, en principe, pas causé un préjudice financier à l’organisme public concerné lorsqu’il ressort des pièces du dossier, y compris d’éléments postérieurs au manquement en cause, que la dépense repose sur les fondements juridiques dont il appartenait au comptable de vérifier l’existence au regard de la nomenclature, que l’ordonnateur a voulu l’exposer et, le cas échéant, que le service a été fait ;

112. Attendu, en l’espèce, que s’il n’y a pas de doute sur la volonté de l’ordonnateur d’exposer la dépense, celle-ci était cependant dépourvue de fondement juridique, n’étant prévue ni par l’ordre de mission de M. SL ni par des invitations avec prise en charge dûment approuvées ; que le manquement de la comptable a ainsi causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

113. Attendu qu’aux termes du même article, «  Lorsque le manquement du comptable […]a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné   […], le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante  » ; qu’ainsi il y a lieu de constituer Mme X débitrice de l’EHESS pour la somme de 8 821,82 €au titre de l’exercice 2013 ;

114. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 18 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par Mme X ;

Sur la charge n° 6 soulevée à l’encontre de M. Y au titre de l’exercice 2018

115. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2018, par M. Y à raison d’un défaut de contrôle de la validité de la dette, lequel porte notamment sur la production des pièces justificatives, lors du paiement de frais de mission à hauteur de 1 407,23 € et d’une avance de 8 000 €, soit 9 407,23 € au total, pour l’invitation d’une personne extérieure à l’EHESS avec prise en charge, pour un trajet Berlin-Aussois-Paris-Berlin-Bologne du 15 mai au 15 octobre 2017 ; que l’invitation avec prise en charge du 14 mai 2017 aurait été signée par une personne ne disposant d’une délégation de signature que pour des dépenses jusqu’à 6 000 € HT ; que ladite invitation, tout comme l’état liquidatif, ne serait pas revêtue de la signature de l’autorité administrative ;

Sur les éléments apportés à décharge par le comptable

116. Attendu que le comptable reconnaît que «  les pièces justificatives produites au comptable ont bien été signées par un délégataire disposant d’une délégation de signature, malheureusement pas à hauteur du montant de la dépense effectuée  » ; qu’il fait cependant valoir que «  la date de liquidation de l’avance est antérieure à la mise en place du service facturier qui a été déployée à partir du 1 ^er juillet 2018. De plus, le contexte difficile de gestion liée à une fiabilisation tardive du SI financier pour la mise en place de la GBCP faisait peser une pression importante sur les gestionnaires de la dépense, notamment sur le visa. Il s’agit manifestement d’une erreur de gestion liée à ce contexte particulier  » ; qu’il précise que «  l’ordre de mission n° 00000022908 a fait l’objet d’une avance de 8 000 € qui a été versée le 9 mai 2017. La mission, d’un montant total de 9 407,23 € a été réglée à hauteur du solde (déduction faite de l’avance), soit 1 407,23 € le 3 octobre 2018  » ;

Sur les faits

117. Attendu que les paiements visés par le réquisitoire concernent une mission devant être effectuée à Berlin (Allemagne) du 15 au 29 mai 2017, à Aussois (France) du 29 mai au 5 juin 2017, à Paris le 6 juillet 2017, à nouveau à Berlin du 7 juillet au 29 septembre 2017 puis du 1 ^er au 5 octobre 2017, et enfin à Bologne (Italie) du 8 au 15 octobre 2017 par M. RF, chargé de recherche au CNRS, selon l’invitation avec prise en charge n° 22908 datée du 14 mai 2017 signé par le missionnaire, et, au titre du « chef de service », par Mme JC, sans date indiquée, avec le tampon de l’Institut Marcel Mauss (IMM), unité mixte de recherche du CNRS et de l’EHESS ; que cette invitation prévoyait la prise en charge, pour 154 jours de déplacement, de 55 nuitées, 89 repas, des transports en train, avion, RER-métro-bus et des frais annexes « autres » (sans précision de leur nature) ;

118. Attendu qu’aux termes de la décision n° 2017-44 du 10 février 2017, le président de l’EHESS avait donné délégation au directeur par intérim de l’IMM, pour signer, dans la limite de 6 000 € HT «  les ordres de mission et les états liquidatifs liés à ces missions, y compris à l’étranger, à l’exception des pays signalisés comme zone à risque, par le ministère des affaires étrangères  » ; que la décision précise qu’en cas d’empêchement du directeur intérimaire, délégation est donnée à Mme JC, agent de catégorie A, en qualité de gestionnaire de l’IMM avec la même limite ;

119. Attendu que M. RF a fait, le 3 mai 2017, soit avant l’invitation avec prise en charge susmentionnée, une demande d’avance de 8 000 € sur la base d’un montant des frais évalués à 10 667 € ; que cette demande a été approuvée par Mme JC, alors que son montant dépassait le plafond de la délégation de signature qui lui avait été octroyée ; que l’avance de 8 000 € a été versée le 9 mai 2017 ; que le solde de 1 407,23 € l’a été le 3 octobre 2018 ;

120. Attendu que selon l’état liquidatif établi le 3 août 2018, non signé par le missionnaire et l’ordonnateur, et reçu le 6 août 2018 à l’agence comptable, le montant total des frais s’est élevé à 9 407,23 €, se décomposant en :

-        « Taxi » pour 48 €, correspondant au certificat administratif signé le 31 janvier 2017 par Mme JC, par lequel il est demandé à l’agent comptable de payer ce montant à M. RF au motif que le taxi était le seul moyen d’accéder au Centre Paul Langevin à Aussois (une attestation sur l’honneur de M. RF mentionnant la date du 5 juin 2017 est jointe à l’appui) ;

-       « Train payé » pour 49,90 € et 27 € (aucun justificatif fourni) ;

-       « Vol payé » pour 174,36 €, 190,76 €, 180,92 €, et 275,77 € (aucun justificatif fourni) ;

-       « Repas » pour 539 €, correspondant selon l’état liquidatif au per diem pour le séjour en Italie du 8 au 15 octobre 2017 (le «  calcul forfaitaire joint  » n’a pas été produit) et 1 820,23 € correspondant selon l’état liquidatif au per diem pour le séjour à Berlin ;

-       « Nuitée » pour 7 000 €, correspondant à un contrat de location conclu, en date du 20 août 2017 entre M. RF et la propriétaire d’un logement à Berlin, pour une durée de cinq mois à compter du 1 ^er juin 2017 (une déclaration sur l’honneur du 4 septembre 2017 de M. RF attestant avoir payé la somme en espèces, et un reçu de la propriétaire du 9 septembre 2017 sont jointes à l’appui) ;

-       « Nuitée payée » pour 180 € (aucun justificatif fourni) ;

Sur l’existence d’un manquement

121. Attendu que le double grief soulevé par le réquisitoire, à savoir la signature de l’invitation avec prise en charge par une personne ne disposant d’une délégation de signature que pour des dépenses jusqu’à 6 000 € HT, et l’absence de signature par l’autorité administrative de cette invitation ainsi que de l’état liquidatif, est fondé ; que confronté à des pièces incomplètes non dûment approuvées, M. Y aurait dû, en application de l’article 38 du décret du 7 novembre 2012 précité, suspendre le paiement et en informer l’ordonnateur ; que faute de l’avoir fait, il a manqué à ses obligations en matière de contrôle de la validité de la dette ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2018, à hauteur des paiements ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

122. Attendu que, pour déterminer si le paiement irrégulier d’une dépense par un comptable public a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné, il appartient au juge des comptes de vérifier, au vu des éléments qui lui sont soumis à la date à laquelle il statue, si la correcte exécution, par le comptable, des contrôles lui incombant aurait permis d’éviter que soit payée une dépense qui n’était pas effectivement due ; que lorsque le manquement du comptable porte sur le contrôle de la production des pièces justificatives requises, ce manquement doit être regardé comme n’ayant, en principe, pas causé un préjudice financier à l’organisme public concerné lorsqu’il ressort des pièces du dossier, y compris d’éléments postérieurs au manquement en cause, que la dépense repose sur les fondements juridiques dont il appartenait au comptable de vérifier l’existence au regard de la nomenclature, que l’ordonnateur a voulu l’exposer et, le cas échéant, que le service a été fait ;

123. Attendu, en l’espèce, que s’il n’y a pas de doute sur le service fait, la dépense était cependant dépourvue de fondement juridique, n’étant pas prévue par une invitation, valant ordre de mission, dûment approuvée ; qu’également, l’absence de signature sur l’état de frais ne permet pas d’attester de la volonté de l’ordonnateur d’exposer la dépense ; que le manquement du comptable a ainsi causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

124. Attendu qu’aux termes du même article, «  Lorsque le manquement du comptable   […] a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné   […], le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante  » ; qu’ainsi il y a lieu de constituer M. Y débiteur de l’EHESS pour la somme de 9 407,23 € au titre de l’exercice 2018 ;

125. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 14 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par M. Y ;

Sur la charge n° 7 soulevée à l’encontre de M. Y au titre des exercices 2017 et 2018

126. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre exercices 2017 et 2018, par M. Y à raison d’un défaut du contrôle de la validité de la dette lors du remboursement, pour un montant total de 1 245,15 €, de frais de déplacement engagés dans le cadre de la FFJ ; que les ordres de mission correspondants prévoiraient des déplacements entre une résidence administrative et une résidence familiale de l’agent toutes deux situées à Paris ; que les paiements auraient été effectués en présence d’incohérence quant aux lieux de déplacement ; qu’au surplus il appartiendra à l’instruction d’examiner si les ordres de mission ont été signés par l’autorité administrative compétente pour le faire ;

Sur les éléments apportés à décharge par le comptable

127. Attendu que le comptable fait valoir qu’il disposait de «  l’ensemble des pièces demandées dûment validées et signées par une autorité compétente  », qu’il produit ; qu’il justifie les incohérences d’adresses relevées par le réquisitoire ainsi : «  Il faut souligner que les ordres de mission de [M. SL] entre son domicile personnel (Bordeaux) et sa résidence administrative ne faisaient pas référence à des coordonnées et une adresse correctement mise à jour dans le SI financier. En effet, il n’y a pas d’interface entre les données des agents enregistrées dans le SIRH et le SI financier. En effet, il appartenait au responsable administratif de la structure, en l’occurrence la secrétaire générale de la Fondation France-Japon de transmettre les nouvelles coordonnées de [M. SL] pour la mise à jour de sa fiche fournisseur dans le SI financier. Non seulement, cette opération n’a pas été effectuée par le service d’origine (la Fondation France-Japon), mais, des ordres de mission avec états de frais de déplacement ont été transmis au service facturier avec une adresse incorrecte. Ces éléments ont provoqué de la confusion pour les gestionnaires du service facturier nouvellement affectés sur ces fonctions  » ;

Sur les faits

128. Attendu que les paiements visés par le réquisitoire concernent des remboursements de frais engagés par M. SL, président de la FFJ, dans le cadre de dix missions effectuées à Paris 18 juillet 2017 et le 17 octobre 2018 ; que sur les ordres de mission, la « résidence familiale » de M. SL est indiquée comme étant dans le 12 ^ème arrondissement de Paris, la « résidence administrative » mentionnée étant celle de l’EHESS au 105 boulevard Raspail dans le 6 ^ème  arrondissement parisien ; que s’agissant du trajet concerné par la mission, la « ville de départ » n’est pas mentionnée, la « ville de destination » étant celle de « Paris » avec la case cochée pour « résidence administrative » ;

129. Attendu que les deux premiers ordres de mission ont été signés par la directrice du développement et de la recherche de l’EHESS, les trois suivants par le responsable des centres et services partagés de l’École, le sixième par la responsable de la gestion et du développement au sein de la FFJ ; que les quatre derniers ordres de missions, produits au cours de l’instruction, ont été signés, postérieurement à la mission par cette même responsable ; que toutes ces personnes disposaient de la délégation du président de l’EHESS pour procéder à la signature des ordres de mission ;

130. Attendu que des états de frais ont été produits pour les cinq premières missions seulement ; que seuls les deux premiers ont été signés, l’un par le responsable du « pôle pilotage transversal », l’autre par la directrice du développement et de la recherche ; que les frais figurant sur ces états correspondent à des repas, à rembourser à M. SL, et à des billets de train pour les trajets Bordeaux-Paris-Bordeaux pour un montant «  payé par entreprise  » ; que les frais de repas ont été remboursés à M. SL sur la base d’une «  liste des pièces transmises pour visa comptable  » pour les cinq premières missions ; que les billets de train ont fait l’objet de factures payées au voyagiste concerné ; que tous les bons de commande relatifs à la prise en charge directe des billets de train par l’EHESS ont été visés par la responsable de la gestion et du développement de la FFJ dans l’outil informatique ; qu’elle a aussi effectué toutes les certifications de service fait dans l’outil, valant ordre de paiement pour le comptable ;

131. Attendu que pour les quatre dernières missions, en lieu et place d’un état de frais, a été produit un certificat administratif daté du 23 novembre 2018 par lequel M. SL «  demande le remboursement d’un montant de 386 €, correspondant aux factures SNCF pour l’achat de [ses] billets pour les missions suivantes (bon de commande n° 4500062786)  » : n° 4854 du 5 au 7 septembre 2018, n° 4855 du 24 au 27 septembre 2018, n° 4856 du 1 ^er au 4 octobre 2018 et n° 4857 du 15 au 17 octobre 2018 ; que ce certificat administratif a été signé, avec la mention «  bon pour accord  » par la directrice du développement et de la recherche, qui avait reçu délégation pour le faire ;

Sur l’existence d’un manquement

132. Attendu que le réquisitoire soulève un double grief à l’encontre du comptable, le premier étant lié à la présence d’incohérence quant aux lieux de déplacement, le second étant l’absence de signature de certains ordres de mission par une autorité administrative compétence pour le faire ; que ce second grief n’est pas fondé, tous les ordres de mission ayant été signés par des agents de l’EHESS ayant reçu délégation pour le faire ; que certes, les quatre derniers ordres de mission ont été signés postérieurement à la mission, ce qui signifie que M. SL ne disposait pas d’un ordre valide au moment de ses déplacements ; que la situation avait été, néanmoins, régularisée au moment du paiement par la production du certificat administratif mentionné au point 131 ;

133. Attendu, que s’agissant du premier grief, la prise en charge de frais de repas et de transport pour des missions devant se dérouler à Paris n’est pas cohérente avec l’adresse parisienne mentionnée sur les ordres de mission ; que cette incohérence n’est pas contestée par le comptable, qui fait cependant valoir que ce n’est pas la bonne adresse de M. SL qui figurait sur l’ordre de mission, l’erreur étant due à l’absence d’interface entre le système d’information financier et celui des ressources humaines ; qu’il n’en demeure pas moins que, confronté à des pièces incohérentes en ce qui concerne l’adresse du missionnaire, le comptable aurait dû, en application de l’article 38 du décret du 7 novembre 2012 précité, suspendre le paiement et en informer l’ordonnateur ; que faute de l’avoir fait, M. Y a manqué à ses obligations de contrôle de la validité de la dette ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre des exercices 2017 à 2018, à hauteur des paiements ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

134. Attendu que, pour déterminer si le paiement irrégulier d’une dépense par un comptable public a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné, il appartient au juge des comptes de vérifier, au vu des éléments qui lui sont soumis à la date à laquelle il statue, si la correcte exécution, par le comptable, des contrôles lui incombant aurait permis d’éviter que soit payée une dépense qui n’était pas effectivement due ; que lorsque le manquement du comptable porte sur le contrôle de la production des pièces justificatives requises, ce manquement doit être regardé comme n’ayant, en principe, pas causé un préjudice financier à l’organisme public concerné lorsqu’il ressort des pièces du dossier, y compris d’éléments postérieurs au manquement en cause, que la dépense repose sur les fondements juridiques dont il appartenait au comptable de vérifier l’existence au regard de la nomenclature, que l’ordonnateur a voulu l’exposer et, le cas échéant, que le service a été fait ;

135. Attendu, en l’espèce, que la dépense avait un fondement juridique, soit par des ordres de mission régulièrement approuvés avant le début de la mission, soit par un certificat administratif établi a posteriori , et qu’il n’y a pas de doute ni sur le service fait, ni sur la volonté de l’ordonnateur d’exposer la dépense ; qu’ainsi le manquement du comptable n’a pas causé de préjudice financier à l’EHESS ;

136. Attendu qu’aux termes des dispositions du deuxième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Lorsque le manquement du comptable[…]n’a pas causé de préjudice financier à l’organisme public concerné, le juge des comptes peut l’obliger à s’acquitter d’une somme arrêtée, pour chaque exercice, en tenant compte des circonstances de l’espèce  » ; que le décret du 10 décembre 2012 susvisé fixe le montant maximal de cette somme à un millième et demi du montant du cautionnement prévu pour le poste comptable ;

137. Attenduque le montant du cautionnement prévu pour le poste comptable considéré, pour l’exercice 2017, est fixé à 152 000 € ; qu’ainsi le montant maximum de la somme susceptible d’être mise à la charge de M. Y s’élève à 228 € ; qu’en l’absence de circonstances susceptibles d’en réduire le montant, il y a lieu d’arrêter cette somme à 228 €, au titre des exercices 2017 et 2018 ;

Sur la charge n° 8 à l’encontre de M. Y au titre de l’exercice 2018

138. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2018, par M. Y à raison d’un défaut de contrôle de la qualité de l’ordonnateur et de la validité de la dette lors du paiement d’un relevé d’honoraires de 7 200 € sans que la certification du service fait ait été opérée par une personne ayant reçu délégation pour ce faire ; qu’il appartiendra à l’instruction de déterminer si la certification du service fait dans le logiciel financier emportait ordre de payer ;

Sur les éléments apportés à décharge par les comptables

139. Attendu que le comptable, qui a produit le dossier correspondant au paiement incriminé, fait valoir qu’il «  comporte le bon de commande dûment signé par le délégataire, le contrat de prestation de services et son avenant ainsi que la note d’honoraire conforme. Le service fait a été enregistré dans le système d’information financière sur la base des éléments figurant dans la note d’honoraires jointe en annexe, à savoir, une mention manuscrite d’un délégataire dûment habilité  » ;

Sur les faits

140. Attendu que le ministère de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur, a désigné l’EHESS pour participer, en son nom et en celui notamment du CNRS, à l’ European Social Survey de l’European Research Infrastructure Consortium (ESS-ERIS) ; qu’à cette fin l’EHESS a conclu le 2 mars 2016 un contrat de prestation de services avec un directeur de recherche au CNRS, pour représenter l’École à l’ESS-ERIS, synthétiser les propositions des parties prenantes, informer régulièrement la présidence de l’EHESS de l’avancée du dossier et élaborer un rapport annuel ; que le contrat a été conclu pour une durée d’un an à compter du 1 ^er  septembre 2015 et une rémunération d’un montant total de 6 000 € HT ; qu’il a modifié par un avenant du 1 ^er  décembre 2016 pour étendre la durée du contrat à deux ans, fixer la rémunération à 6 000 € HT par an et décaler la date de remise du rapport du 1 ^er  septembre 2016 au 1 ^er  septembre 2017 ;

141. Attendu que la facture d’honoraires du prestataire pour la seconde année du contrat est datée du 15 avril 2017 ; que le service fait a été certifié le 28 novembre 2017 par la directrice du développement et de la recherche, qui avait qualité pour le faire ; que le bon de commande, émis le 30 novembre 2017, est aussi signé par cette directrice ; que les honoraires ont été payés 13 mars 2018 pour le montant toutes taxes comprises (TTC) de 7 200 € ;

Sur l’existence d’un manquement

142. Attendu la dépense a été engagée et ordonnancée par une personne ayant reçu délégation du président de l’EHESS pour signer le bon de commande et certifier le service fait et ainsi donner autorisation de payer ; que la certification du service fait a certes été enregistrée dans le système d’information financier par une autre personne, qui n’était pas un agent de catégorie A et n’avait pas reçu délégation de l’ordonnateur, mais qu’il s’agissait de la simple saisie d’une information mentionnée sur la facture ; que le comptable disposait donc bien des pièces requises au regard de la nomenclature applicable et qu’il n’a pas manqué à ses obligations en matière de contrôle de la qualité de l’ordonnateur et de la validité de la dette ; qu’il n’y a donc pas lieu de mettre en jeu sa responsabilité au titre de l’exercice 2018 ;

Sur la charge n° 9, soulevée à l’encontre de M. Y au titre de l’exercice 2018

143. Attendu que, par le réquisitoire susvisé, la Procureure générale a saisi la Cour des comptes de la responsabilité encourue, au titre de l’exercice 2018, par M. Y à raison d’un défaut du contrôle de la validité de la dette lors du paiement d’une prime d’encadrement doctoral et de recherche (PEDR) d’un montant de 7 000 € à trois directeurs d’études ; qu’il en aurait résulté un trop-versé de 2 000 € pour chacun, soit 6 000 € au total, le montant fixé par le conseil d’administration de l’EHESS ayant été de 5 000 € par agent ;

Sur les éléments apportés à décharge par le comptable

144. Attendu que le comptable fait valoir que «  le contrôle lié au paiement de la prime d’encadrement doctoral et de recherche[…] s’est appuyé sur l’arrêté établi par l’ordonnateur le 1 ^er décembre 2015 […], qui attribue un montant annuel de 7 000 euros aux trois directeurs d’études mentionnés  » ; qu’il produit ledit arrêté ;

Sur le droit applicable

145. Attendu qu’aux termes de l’article 2 du décret du 8 juillet 2009 susvisé, la PEDR, prévue par l’article L. 954-2 du code de l’éducation, peut être attribuée notamment «  Aux professeurs des universités et maîtres de conférences régis par le décret du 6 juin 1984 ainsi qu’aux personnes qui leurs sont assimilés en application de l’article 6 du décret du 16 janvier 1992 susvisé  » ; que tel est notamment le cas des directeurs d’études de l’EHESS ; que l’article 5 du décret dispose que «  Le conseil d’administration arrête, après avis du conseil scientifique dans les établissements publics scientifiques et technologiques, ou après avis de la commission de la recherche du conseil académique ou de l’organe en tenant lieu dans les établissements d’enseignement supérieur, les critères de choix des bénéficiaires de la prime d’encadrement doctoral et de recherche ainsi que le barème afférent au sein duquel s’inscrivent les attributions individuelles  » ;

146. Attendu qu’aux termes de l’article 3.6.1 « cas général – indemnités » de l’annexe à l’arrêté du 31 janvier 2018 précitée, les pièces suivantes doivent être produites à l’agent comptable :

-       «  1. Décision individuelle d’attribution  », précision étant faite que cette décision «  doit être suffisamment détaillée pour permettre à l’agent comptable de vérifier l’exacte application du texte en vigueur, le libellé exact de l’indemnité et son imputation budgétaire  » ;

-       «  2. État liquidatif et nominatif faisant référence au texte institutif de l’indemnité et à l’arrêté fixant le(s) taux en vigueur  », étant précisé que cet état, signé par le gestionnaire de personnel, peut valoir décision d’attribution et que «  sur les documents communiqués au comptable figurent le libellé exact de l’indemnité et son imputation budgétaire  » ;

-       «  3. Pour les agents contractuels : mention au contrat  » ;

Sur les faits

147. Attendu que, par délibération n° 14 du 31 mars 2015, le conseil d’administration de l’EHESS a fixé le montant de la PEDR «  à attribuer à compter de la période 2015/2018 pour l’ensemble des bénéficiaires  » à 5 000 € pour les maîtres de conférences et les directeurs d’études de 2 ^ème classe, et à 7 000 € pour les directeurs d’études de 1 ^ère classe et de classe exceptionnelle ; que ces montants ont été confirmés par la délibération n° 8 du conseil d’administration du 22 décembre 2017 pour la période 2018-2021 ;

148. Attendu que, par arrêté du 1 ^er décembre 2015, qui vise notamment l’article L. 954-2 du code de l’éducation, le décret du 8 juillet 2009 précité, et la délibération susmentionnée du 31 mars 2015 du conseil d’administration, le président de l’EHESS a décidé que pour dix bénéficiaires, dont les trois directeurs d’études concernés par les paiements visés par le réquisitoire, le montant de la PEDR «  au titre de l’année universitaire 2015/2016, attribuée pour une durée de 4 ans  » est d’un montant annuel de 7 000 € ;

149. Attendu que selon leurs bulletins de paie respectifs, un montant de 1 750 € a été versé en mars, juin, septembre et décembre 2018, soit un montant total de 7 000 € pour l’année, à une directrice d’études et deux directeurs d’études ; que, toujours selon leurs bulletins de paie, ces trois personnes étaient au moment du paiement des directeurs d’étude de 2 ^ème classe, sauf pour le paiement de décembre 2018 à la directrice d’études, le bulletin de salaire indiquant qu’elle avait alors le grade de directeur d’études de 1 ^ère classe ;

Sur l’existence d’un manquement

150. Attendu qu’en matière de contrôle de la validité de la dépense, il appartient au comptable de vérifier, en premier lieu, si l’ensemble des pièces requises au titre de la nomenclature comptable applicable lui a été fournies et, en deuxième lieu, si ces pièces sont, d’une part, complètes et précises, et d’autre part, cohérentes au regard de la catégorie de la dépense définie par la nomenclature ; bien que le contrôle opéré par le comptable ne puisse porter sur des éléments qui relèvent de la légalité interne d’un acte, il doit cependant donner aux actes administratifs une interprétation conforme à la réglementation en vigueur pour apprécier la validité de la dette, ainsi que le rappelle la nomenclature précitée ;

151. Attendu, en l’espèce, que par l’arrêté du 1 ^er  décembre 2015 précité, le président de l’EHESS a attribué à trois directeurs d’études de 2 ^ème classe une PEDR d’un montant de 7 000 €, soit un montant supérieur de 2 000 € à celui prévu par la délibération du 31 mars 2015 du conseil d’administration de l’EHESS, délibération expressément visée par l’arrêté ; que, confronté à des pièces incohérentes en ce qui concerne le montant de la PEDR au regard du grade des directeurs d’études concernés, le comptable aurait dû, en application de l’article 38 du décret du 7 novembre 2012 précité, suspendre le paiement et en informer l’ordonnateur ; que faute de l’avoir fait, M. Y a manqué à ses obligations de contrôle de la validité de la dette ; qu’il y a donc lieu de mettre en jeu sa responsabilité, au titre de l’exercice 2018, à hauteur des trop-versés d’un montant de 5 500 €, après déduction du paiement de décembre 2018 à la bénéficiaire promue directrice d’études de 1 ^ère classe ;

Sur l’existence d’un préjudice financier

152. Attendu que le paiement de rémunérations principales ou accessoires, entaché d’un défaut de contrôle de la validité de la dépense, faute d’un fondement juridique ou de justifications suffisantes, constitue un versement indu ; qu’ainsi, le manquement du comptable a causé un préjudice financier, au sens des dispositions du troisième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, à l’EHESS ;

153. Attendu qu’aux termes du VI de l’article de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Lorsque le manquement du comptable […] a causé un préjudice financier à l’organisme public concerné […], le comptable a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels la somme correspondante  » ; qu’ainsi, il y a lieu de constituer M. Y débiteur de l’EHESS pour la somme de 5 500 € au titre de l’exercice 2018 ;

154. Attendu qu’aux termes du VIII de l’article 60 modifié de la loi du 23 février 1963 susvisée, «  Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics  » ; qu’en l’espèce, cette date est le 14 décembre 2020, date de réception du réquisitoire par M. Y ;

Par ces motifs,

DÉCIDE :

En ce qui concerne Mme X

Au titre de l’année 2012 (charges n° 1 et n° 4)

Article 1 ^er . – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 2. – Mme X est constituée débitrice de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 4, pour la somme de 1 426,89 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 18 décembre 2020.

Au titre de l’année 2013 (charges n° 1, n° 2, n° 3, n° 5)

Article 3. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 4. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 2 pour cet exercice.

Article 5. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 3 pour cet exercice.

Article 6. – Mme X est constituée débitrice de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 5, pour la somme de 8 821,82 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 18 décembre 2020.

Les paiements n’entraient pas dans une catégorie de dépenses faisant l’objet de règles de contrôle sélectif.

Au titre de l’année 2014 (charges n° 1, n° 2, n° 3)

Article 7. – Mme X est constituée débitrice de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 1, pour la somme de 2 480,95 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 18 décembre 2020.

Les paiements n’entraient pas dans une catégorie de dépenses faisant l’objet de règles de contrôle sélectif.

Article 8. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 2 pour cet exercice.

Article 9. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité de la comptable au titre de la charge n° 3 pour cet exercice.

En ce qui concerne M. Y

Au titre de l’année 2014 (charges n° 1, n° 2 et n° 3)

Article 10. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 11. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 2 pour cet exercice.

Article 12. – M. Y est constitué débiteur de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 3, pour la somme de 3 878,65 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 14 décembre 2020.

Les paiements n’entraient pas dans une catégorie de dépenses faisant l’objet de règles de contrôle sélectif.

Au titre de l’année 2015 (charges n° 1 et n° 2)

Article 13. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 14. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 2 pour cet exercice.

Au titre de l’année 2016 (charge n° 1)

Article 15. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Au titre de l’année 2017 (charges n° 1 et n° 7)

Article 16. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 17. – M. Y devra s’acquitter, au titre de la charge n° 7, d’une somme de 228 €, en application du deuxième alinéa du VI de l’article 60 de la loi n° 63‑156 du 23 février 1963 ; cette somme ne peut faire l’objet d’une remise gracieuse en vertu du IX de l’article 60 précité.

Au titre de l’année 2018 (charges n° 1, n° 2, n° 3, n° 6, n° 7, n° 8 et n° 9)

Article 18. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 1 pour cet exercice.

Article 19. – M. Y devra s’acquitter, au titre de la charge n° 2, d’une somme de 228 €, en application du deuxième alinéa du VI de l’article 60 modifié de la loi n° 63‑156 du 23 février 1963 ; cette somme ne peut faire l’objet d’une remise gracieuse en vertu du IX de l’article 60 précité.

Article 20. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 3 pour cet exercice.

Article 21. – M. Y est constitué débiteur de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 6, pour la somme de 9 407,23 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 14 décembre 2020.

Les paiements n’entraient pas dans une catégorie de dépenses faisant l’objet de règles de contrôle sélectif.

Article 22. – M. Y devra s’acquitter, au titre de la charge n° 7, d’une somme de 228 €, en application du deuxième alinéa du VI de l’article 60 de la loi n° 63‑156 du 23 février 1963 ; cette somme ne peut faire l’objet d’une remise gracieuse en vertu du IX de l’article 60 précité.

Article 23. – Il n’y a pas lieu de mettre en jeu la responsabilité du comptable au titre de la charge n° 8 pour cet exercice.

Article 24. – M. Y est constitué débiteur de l’École des hautes études en sciences sociales, au titre de la charge n° 9, pour la somme de 5 500 €, augmentée des intérêts de droit à compter du 14 décembre 2020.

Les paiements n’entraient pas dans une catégorie de dépenses faisant l’objet de règles de contrôle sélectif.

Décharge

Article 25. – M. Y est déchargé de sa gestion pour la période du 1 ^er  janvier 2015 au 31 décembre 2016.

Sursis à décharge

Article 26. – La décharge de Mme X, au titre des exercices 2012 à 2014, au 30 septembre, et de M. Y, au titre de l’exercice 2014, à compter du 1 ^er  octobre, et des exercices 2017 et 2018 ne pourra être donnée qu’après apurement des débets et des sommes à acquitter, fixés ci-dessus.

Fait et jugé par Mme Michèle COUDURIER, présidente de section, présidente de la formation ; M. Paul de P uylaroque , conseiller maître, Mme Catherine PAILOT-BONNÉTAT, conseillère maître, et M. Patrick SITBON, conseiller maître.

En présence de Mme Nadine BESSON, greffière de séance

En conséquence, la République française mande et ordonne à tous commissaires de justice, sur ce requis, de mettre ledit arrêt à exécution, aux procureurs généraux et aux procureurs de la République près les tribunaux judiciaires d’y tenir la main, à tous commandants et officiers de la force publique de prêter main-forte lorsqu’ils en seront légalement requis.

En foi de quoi, le présent arrêt a été signé par

Conformément aux dispositions de l’article R. 142-20 du code des juridictions financières, les arrêts prononcés par la Cour des comptes peuvent faire l’objet d’un pourvoi en cassation présenté, sous peine d’irrecevabilité, par le ministère d’un avocat au Conseil d’État dans le délai de deux mois à compter de la notification de l’acte. La révision d’un arrêt peut être demandée après expiration des délais de pourvoi en cassation, et ce dans les conditions prévues au I de l’article R. 142-19 du même code.