Sous-section 3 : Règles comptables relatives aux collections et objets de collection

Le directeur du musée de l'Armée, responsable devant le conseil d'administration de la conservation et de la présentation des collections, est assisté de conservateurs qui peuvent, avec l'accord du président, participer aux séances du conseil d'administration, avec voix consultative.

Les conservateurs sont chargés de : 1° Conserver, étudier, classer et entretenir les collections qui leurs sont confiées par le directeur, prendre toutes les mesures propres à assurer leur sécurité, proposer les moyens de les accroître, établir et tenir à jour les registres d'inventaire et de dépôts ; 2° Assurer la présentation de ces collections et en faciliter l'accès et la connaissance au public, apporter leur concours aux expositions temporaires organisées par le musée ou avec sa collaboration ; 3° Elaborer les catalogues officiels, contribuer par leurs recherches à la connaissance des collections et diffuser les résultats de leur expérience par la voie de l'enseignement ; 4° Accomplir les missions d'inspection qui leur sont confiées dans les divers musées rattachés au musée de l'armée. En outre, ils doivent présenter chaque année au directeur du musée un rapport annuel d'activité qui doit être soumis à l'examen des membres du conseil d'administration. Le rapport doit faire état, notamment, des travaux d'inventaire, du maniement des objets de collection, des statistiques annuelles d'entrée et de sortie, de l'état d'avancement des études de catalogue et, en règle générale, de toute opération susceptible de modifier la valeur des collections.

La comptabilité des collections du musée est tenue conformément aux dispositions de la réglementation comptable des établissements publics nationaux à caractère administratif et comprend : 1° Une comptabilité patrimoniale pour les objets de collection provenant d'achats qui sont comptabilisés pour leur valeur d'achat ; 2° Une comptabilité spéciale Matières tenue dans les conditions définies à l'article D. 3413-29 pour les objets de collection provenant du domaine public, de dons, de legs et dations qui ne font pas l'objet d'une comptabilisation en valeur. Tous les objets de collection, quelle qu'en soit l'origine, font l'objet d'une comptabilité d'inventaire spéciale décrite à l'article R. 3413-29.

L'agent comptable tient la comptabilité des achats des objets de collection qu'il transcrit sur un registre d'inventaire.

La comptabilité Matières des collections requiert la tenue d'un inventaire muséographique permanent dans le but d'assurer la conservation et la préservation de l'identité de tous les objets entrant dans les collections. L'inventaire muséographique est dressé par les conservateurs. Des instructions particulières déterminent les directives relatives, d'une part, à la tenue de l'inventaire muséographique et des documents complémentaires jugés utiles, tels les inventaires secondaires, l'inventaire rétrospectif, les dossiers Objets et les catalogues, le registre journal des mouvements, d'autre part, au classement des pièces justificatives d'entrée et de sortie.

En cas de vol, de perte ou de détérioration d'un objet de collection, le directeur fait procéder à une enquête en vue de déterminer les responsabilités et l'imputation.

Les mises en dépôt et les prêts d'objets de collection font l'objet d'une décision du conseil d'administration approuvée par l'autorité de tutelle. Les autorisations correspondantes sont données pour une période de trois ans maximum et sont renouvelables dans la même forme. Les dépôts sont à tout moment révocables.