CHAPITRE II : Comptabilité (R)

Tout créancier a le droit de se faire délivrer par le président du conseil général un récépissé énonçant la date de sa demande et les pièces produites à l'appui.

Le point de départ est déterminé, pour l'établissement des décomptes, par les fixations de date contenues dans les conventions, jugements ou autres actes d'où résultent les droits des créanciers, ou conformément à la loi.

A moins qu'il n'en soit autrement disposé par les actes ou conventions, le décompte des intérêts est fait jusqu'au jour inclusivement à partir duquel le mandat de paiement du prix principal mis à la disposition du créancier peut être admis à la caisse du comptable du département.

Hors les cas prévus par l'article R. 3342-3, il n'est point dû d'intérêts par le département, à moins que le droit des créanciers ne résulte de la loi, d'une convention ou d'un jugement.

Toute liquidation concernant un remboursement de trop-perçu doit préciser la date de l'encaissement par le département, la somme à rembourser et indiquer l'imputation donnée à ce remboursement.

Aucune dépense faite pour le compte du département ne peut être acquittée si elle n'a été préalablement mandatée par le président du conseil général sur un crédit régulièrement ouvert.

Chaque mandat énonce le budget, l'exercice, le chapitre et l'article auxquels la dépense s'applique.

Le mandat de paiement doit contenir toutes les indications de noms et de qualités nécessaires pour permettre au comptable de reconnaître l'identité du créancier.

Tout mandat doit être accompagné des documents relatifs au mode de règlement des dépenses dans les conditions fixées par le décret n° 65-97 du 4 février 1965 relatif aux modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics.

Le mandat de paiement doit être délivré au nom du créancier direct.

Les mandats délivrés après le décès d'un créancier du département au profit de ses héritiers ne désignent pas chacun d'eux, mais portent seulement cette indication générale : "Les héritiers".

Les mandats sont datés et chacun d'eux porte un numéro d'ordre. La série des numéros d'ordre est unique par exercice.

Le président du conseil général est tenu d'adresser dans les meilleurs délais au comptable du département des bordereaux d'émission, par exercice, des mandats qu'il a délivrés sur la caisse du comptable.

Le président du conseil général annexe les mandats et pièces justificatives de dépenses, indiqués aux articles D. 1617-19 et D. 1617-20, aux bordereaux d'émission qu'il adresse au comptable du département ; ces mandats et pièces sont retenus par le comptable qui doit procéder dans les meilleurs délais à leur vérification et en suivre, lorsqu'il y a lieu, la régularisation auprès du président du conseil général.

Dans tous les cas où les énonciations contenues dans les pièces produites par le président du conseil général ne seraient pas suffisamment précises, le comptable du département est autorisé à lui réclamer des certificats administratifs qui complètent ces énonciations.

Les mandats de paiement établis pour le règlement des dépenses des départements et des établissements publics départementaux ainsi que les pièces justificatives produites à leur soutien peuvent être arrêtés soit en toutes lettres, soit en chiffres au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres. L'arrêté en lettres ou en chiffres ainsi que la signature par l'entrepreneur ou le fournisseur ne sont pas exigés sur les mémoires ou factures établis par un procédé informatique lorsque le règlement est effectué par virement à un compte courant. Dans ce cas et lorsque les mémoires ou factures sont établis en plusieurs exemplaires, chacun des exemplaires autres que l'original doit être revêtu par l'entrepreneur ou le fournisseur de la mention "duplicata". Les mandats ou pièces justificatives qui présentent des ratures, altérations ou surcharges ne peuvent être admis sans une approbation signée par ceux qui ont arrêté les mémoires, états ou autres titres. Il en est de même de tout renvoi ayant pour objet d'ajouter des énonciations omises.

L'usage d'une griffe est interdit pour toute signature à apposer sur les mandats et pièces justificatives.

Les reversements de fonds provenant de restitutions pour cause de trop-payé à des créanciers du département sont prescrits par le président du conseil général qui délivre un ordre de reversement.

Le président du conseil général dresse, pour chaque exercice, le compte des recettes et des dépenses du département. Le compte administratif doit présenter par colonnes distinctes et dans l'ordre des chapitres et articles du budget : 1° En recettes : a) La nature des recettes ; b) Les évaluations du budget ; c) La fixation définitive des sommes à recouvrer d'après les titres justificatifs. 2° En dépenses : a) Les articles de dépenses du budget ; b) Le montant des crédits ; c) Le montant des mandatements effectués sur ces crédits pendant la première année de l'exercice et pendant le premier mois de la seconde année ; d) Les différences résultant de la comparaison des crédits avec le total des mandatements.

Le président du conseil général remet au comptable du département, dûment récapitulée sur un bordereau d'émission, une expédition en forme de tous les baux, contrats, jugements, testaments, déclarations, états de recouvrement, titres nouveaux et autres, concernant les recettes dont la perception lui est confiée. Le comptable peut demander, au besoin, que les originaux des actes formant titre au profit des départements lui soient remis contre récépissé.

Le comptable du département est chargé seul : 1° De faire toutes les diligences nécessaires pour la perception des revenus, legs et donations et autres ressources affectées au service du département ; 2° De faire faire, contre les débiteurs en retard de payer et avec l'autorisation du président du conseil général, les actes, significations et mesures d'exécution forcée nécessaires dans les conditions de l'article R. 3342-8-1 ; 3° D'avertir les administrateurs de l'expiration des baux ; 4° D'empêcher les prescriptions ; 5° De veiller à la conservation des droits, privilèges et hypothèques ; 6° De requérir à cet effet la publication au fichier immobilier de tous les titres qui en sont susceptibles ; 7° Enfin de tenir registre des inscriptions portées au fichier immobilier et autres poursuites et diligences.

Les produits des départements, des établissements publics départementaux et interdépartementaux et de tout organisme public résultant d'une entente entre départements ou entre départements et toute autre collectivité publique ou établissement public, qui ne sont pas assis et liquidés par les services fiscaux de l'Etat en exécution des lois et règlements en vigueur, sont recouvrés : - soit en vertu de jugements ou de contrats exécutoires ; - soit en vertu d'arrêtés, d'états ou de rôles pris ou émis et rendus exécutoires en ce qui concerne le département par le président du conseil général et en ce qui concerne les établissements publics par l'ordonnateur de ces établissements. Les poursuites pour le recouvrement de ces produits sont effectuées comme en matière de contributions directes. Toutefois, le président du conseil général ou l'ordonnateur de l'établissement public autorise l'émission des commandements et les actes de poursuites subséquents. Ils peuvent néanmoins dispenser le comptable chargé du recouvrement de solliciter l'autorisation afférente à l'émission des commandements. Le refus d'autorisation, ou l'absence de réponse dans le délai d'un mois, justifie la présentation en non-valeurs des créances dont le recouvrement n'a pu être obtenu à l'amiable. Les oppositions, lorsque la matière est de la compétence des tribunaux judiciaires, sont jugées comme affaires sommaires.

Le compte de gestion rendu par le comptable du département présente la situation comptable du département au 31 décembre de l'exercice y compris les opérations de la journée complémentaire.

Le compte de gestion établi par le comptable du département est remis au président du conseil général pour être joint au compte administratif, comme pièce justificative.