Sous-section 2 : Rôle du directeur dans le fonctionnement financier et comptable

Le directeur liquide les créances de l'organisme. Il a seul qualité pour certifier, par la signature de l'ordre de recette, la réalité de la créance. A chaque ordre de recette sont jointes, s'il y a lieu, les pièces justificatives. Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne constituent des ordres de recette qu'autant qu'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué. Les ordres de recette sont conservés par le directeur comptable et financier.

Les encaissements effectués en exécution des obligations constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont le directeur comptable et financier assure la conservation, par application de l'article D. 723-206 , donnent lieu annuellement à la délivrance par le directeur d'ordres de recette de régularisation soit individuels, soit collectifs. Les encaissements de recettes non liquidées par la caisse font l'objet d'ordres de recette collectifs journaliers.

Le directeur est responsable de l'application des mesures destinées à provoquer sans délai la liquidation et le recouvrement des créances de l'organisme.

Les recettes de l'organisme, à l'exception de celles mentionnées aux alinéas 3 à 6 du présent article, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont été liquidées. Au début de chaque exercice, le directeur de l'organisme dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres de recettes correspondant aux droits acquis au cours de l'exercice précédent. Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l'exercice au cours duquel les droits de l'organisme de recouvrement sont acquis. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de deux mois, ramené à un mois à compter de la clôture de l'exercice 2005, pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent. Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n'ont pas été produits au cours de cet exercice sont comptabilisées à la clôture de l'exercice en produits à recevoir. L'évaluation de ces produits est justifiée par un état annexé aux comptes rendus financiers de l'exercice. Ces dispositions ne s'appliquent pas aux cotisations calculées sur la base des revenus professionnels ou d'une assiette forfaitaire définis aux articles L. 731-14 à L. 731-19, qui sont comptabilisées durant l'exercice au cours duquel elles sont émises.

Lorsque le recouvrement de tout ou partie de la créance de l'organisme sur le cotisant apparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée selon sa nature à l'un des comptes de créances litigieuses ouverts à cet effet au plan comptable. Une provision pour dépréciation doit être constituée par l'organisme lorsque le recouvrement de la créance s'avère incertain. Le montant de la provision est évalué en fonction de la nature et de l'antériorité de la créance et de la situation particulière des débiteurs de cotisations. La comptabilisation des provisions est justifiée par un état annexé aux comptes rendus financiers de l'exercice.

Le directeur, dans la limite de ses pouvoirs, engage les dépenses de la caisse. Il est seul chargé de la liquidation de toutes les dépenses.

Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours d'un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour constater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent. Les autres dépenses de l'organisme se rattachent à l'exercice au cours duquel elles sont liquidées et ordonnancées. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour émettre les ordres de dépenses correspondant aux services faits au cours de l'exercice précédent.

Lorsque sont constatées des dettes, nettement précisées quant à leur objet mais dont l'incertitude porte soit sur le montant, en l'absence de pièces justificatives fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l'échéance, des charges à payer sont comptabilisées par l'organisme. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état annexé aux comptes rendus financiers de l'exercice. Des provisions pour risques et charges sont constituées lorsque des événements survenus ou en cours, nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et que le montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude. La comptabilisation des provisions pour risques et charges est justifiée par un état annexé aux comptes rendus financiers de l'exercice.

Le directeur délivre les ordres de dépense de la caisse.

Pour les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres, l'ordre de dépense énonce l'imputation budgétaire de la dépense ; il indique la référence des pièces justificatives produites à l'appui de la dépense : le montant en est exprimé, soit en toutes lettres, soit en chiffres, au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres ; il est daté et signé par le directeur ou son délégué.

L'ordre de dépense contient toutes les indications de nom et de qualité nécessaires pour permettre au directeur comptable et financier de s'assurer de l'identité du créancier. Il est appuyé, s'il y a lieu, des pièces justificatives. Il doit porter référence aux pièces justificatives lorsqu'elles ne sont pas jointes. Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne peuvent constituer des ordres de dépense que s'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué. Les rectifications de toute nature apportées aux ordres de dépense ou aux pièces justificatives doivent être approuvées par le directeur ou par son délégué.

Les factures et mémoires doivent être revêtus d'une mention certifiant la réception des biens ou l'exécution des services. Lorsqu'il s'agit de fournitures non fongibles, mention doit être faite du numéro d'inscription sur les documents de prise en charge.

En cas de paiement d'acomptes, le premier ordre de dépense doit être appuyé des pièces qui constatent les droits des créanciers au paiement de ces acomptes. Pour les acomptes suivants, les ordres de dépense rappellent les justifications déjà produites, ainsi que les dates et numéros des ordres de dépense auxquelles elles sont jointes.

Les ordres de dépense sont conservés par le directeur comptable et financier.

En cas de perte d'un ordre de dépense, le directeur en délivre duplicata au vu d'un certificat du directeur comptable et financier attestant que l'ordre de dépense n'a été acquitté ni par lui, ni pour son compte. L'attestation de non-paiement est jointe au duplicata délivré par le directeur qui conserve la copie certifiée de ces pièces.

Les imputations de dépenses reconnues erronées pendant le cours d'un exercice sont rectifiées, en ce qui concerne les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres, dans les écritures du directeur comptable et financier au moyen de certificats de réimputation délivrés par le directeur.

L'imputation des dépenses ne peut plus être modifiée par le directeur et le directeur comptable et financier lorsque les comptes ont été arrêtés par le directeur.

Dans les cas fixés à l' article D. 723-201 le directeur peut, sous sa responsabilité, requérir par écrit qu'il soit passé outre au refus de visa et de paiement opposé par le directeur comptable et financier à l'encontre d'un ordre de dépense émis par lui. La réquisition de paiement a pour effet d'écarter la responsabilité financière du directeur comptable et financier dans les conditions prévues par l'article L. 131-7 du code des juridictions financières. L'ordre de réquisition est transmis à la Cour des comptes.

L'ordre de dépense peut être donné sur la pièce justificative de la dépense.