Chapitre 2 : Collecte, conservation et protection

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles veillent à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur dans l'intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. Toutefois, les régions peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives du département où se trouve le chef-lieu de la région.

Les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Ils veillent à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur dans l'intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d'archives compétent. Le dépôt au service départemental d'archives est prescrit d'office par le préfet, après une mise en demeure restée sans effet, lorsqu'il est établi que la conservation des archives du groupement n'est pas convenablement assurée.

Les collectivités territoriales continuent de bénéficier, pour la conservation et la mise en valeur de leurs archives, des concours financiers de l'Etat dans les conditions en vigueur au 1er janvier 1986.

Les services départementaux d'archives sont financés par le département ou, en Corse, par la collectivité de Corse. Ils sont tenus de recevoir et de gérer les archives des services déconcentrés de l'Etat ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de même des autres archives publiques constituées dans leur ressort ainsi que des archives que les communes sont tenues ou décident de déposer aux archives départementales. Les services départementaux d'archives peuvent également recevoir des archives privées. Le service départemental d'archives du Rhône exerce les missions définies au premier alinéa sur les territoires du département du Rhône et de la métropole de Lyon. Il assure également la conservation et la mise en valeur des archives de la métropole de Lyon. Le département du Rhône et la métropole de Lyon assurent conjointement le financement du service départemental d'archives du Rhône. Le service départemental d'archives du Rhône est un service unifié au sens du I de l'article L. 5111-1-1 du code général des collectivités territoriales , rattaché au département du Rhône. Le remboursement des dépenses prévu au cinquième alinéa de l'article L. 5111-1-1 s'effectue au prorata de la population du département du Rhône et de la métropole de Lyon. Pour l'application des dispositions du livre II du présent code au département du Rhône et à la métropole de Lyon, les mots : " service départemental d'archives ", " archives du département " et " archives départementales " sont remplacés par les mots : " service d'archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon ". Pour l'application des dispositions du livre II du présent code à la collectivité de Corse, les mots : " service départemental d'archives ", " archives du département " et " archives départementales " sont remplacés par les mots : " service d'archives de la collectivité de Corse ". Pour l'application des dispositions du livre II du présent code à la Ville de Paris, les mots : “ service départemental d'archives ”, “ archives du département ” et “ archives départementales ” sont remplacés par les mots : “ service d'archives de la Ville de Paris ”.

Par dérogation à l' article L. 512-11 du code général de la fonction publique , la mise à disposition des personnels scientifiques et de documentation de l'Etat auprès des départements ou, en Corse, de la collectivité de Corse pour exercer leurs fonctions dans les services départementaux d'archives n'est pas soumise à l'obligation de remboursement. Les directeurs des services départementaux d'archives sont choisis parmi les conservateurs ou les conservateurs généraux du patrimoine de l'Etat. Un décret en Conseil d'Etat fixe les modalités d'application du présent article.

La conservation et la mise en valeur des archives appartenant aux collectivités territoriales et aux groupements de collectivités territoriales, ainsi que de celles gérées par les services départementaux d'archives en application des articles L. 212-6 et L. 212-8 sont assurées conformément à la législation applicable en la matière sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.

Un décret en Conseil d'Etat fixe les conditions dans lesquelles les conservateurs d'archives, appartenant au personnel scientifique de l'Etat, mis à disposition du président du conseil départemental ou régional ou, en Corse, du président du conseil exécutif, peuvent : 1° Assurer le contrôle scientifique et technique prévu à l'article L. 212-10 ; 2° Délivrer les autorisations de destruction d'archives privées classées comme archives historiques prévues à l'article L. 212-27 ; 3° Délivrer, avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 , les autorisations de consultation de documents d'archives publiques.

Les archives produites ou reçues par les communes de moins de 2 000 habitants : 1° Peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'Etat ; 2° Sont déposées au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif. Toutefois, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans les conditions prévues au 1°. Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative.

Les archives produites ou reçues par les communes de 2 000 habitants ou plus peuvent être déposées par le maire, par convention : 1° Au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'Etat ; 2° Au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif. Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative.

Lorsqu'il s'agit de documents présentant un intérêt historique certain et dont il est établi que les conditions de leur conservation les mettent en péril, le préfet peut mettre en demeure la commune de prendre toutes mesures qu'il énumère. Si la commune ne prend pas ces mesures, le préfet peut prescrire le dépôt d'office de ces documents aux archives du département, quelles que soient l'importance de la commune et la date des documents.

Les documents mentionnés aux articles L. 212-11 à L. 212-13 , déposés par le maire, restent la propriété de la commune. La conservation, le classement et la communication des documents d'archives communales déposés sont assurés dans les conditions prévues pour les archives départementales proprement dites. Il n'est procédé, dans les fonds d'archives communales déposés aux archives du département, à aucune élimination sans l'autorisation du conseil municipal.

Les archives privées qui présentent pour des raisons historiques un intérêt public peuvent être classées comme archives historiques, sur proposition de l'administration des archives, par décision de l'autorité administrative.

Le classement de documents comme archives historiques n'emporte pas transfert à l'Etat de la propriété des documents classés.

A défaut du consentement du propriétaire, le classement d'archives privées peut être prononcé d'office par décret pris sur avis conforme du Conseil d'Etat.

L'administration des archives notifie immédiatement au propriétaire l'ouverture de la procédure de classement. A compter de cette notification, tous les effets du classement s'appliquent de plein droit. Ils cessent de s'appliquer si une décision de classement n'est pas intervenue dans les six mois suivant la date à laquelle le propriétaire a accusé réception de la notification.

Le classement peut donner lieu au paiement d'une indemnité représentative du préjudice pouvant résulter, pour le propriétaire, de la servitude de classement d'office. La demande d'indemnité est produite dans les six mois à compter de la notification du décret de classement. A défaut d'accord amiable, l'indemnité est fixée par les tribunaux de l'ordre judiciaire.

Les archives classées comme archives historiques sont imprescriptibles.

Les effets du classement suivent les archives, en quelques mains qu'elles passent.

Les propriétaires ou possesseurs d'archives classées sont tenus, lorsqu'ils en sont requis, de les présenter aux agents accrédités à cette fin dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.

Le propriétaire d'archives classées qui projette de les aliéner est tenu d'en faire préalablement la déclaration à l'administration des archives dans un délai fixé par décret en Conseil d'Etat. Il en est de même pour le propriétaire, le détenteur ou le dépositaire d'archives classées qui projette de les déplacer d'un lieu dans un autre. Toute aliénation doit être notifiée à l'administration des archives par celui qui l'a consentie, dans les quinze jours suivant la date de son accomplissement. Cette notification précise le nom et l'adresse du nouvel acquéreur. Il en est de même pour toute transmission d'archives classées par voie de succession, de partage, de donation ou de legs. La notification est faite par l'héritier, le copartageant, le donataire ou le légataire.

Tout propriétaire d'archives classées qui procède à leur aliénation est tenu de faire connaître à l'acquéreur l'existence du classement.

Sauf autorisation de l'administration des archives, les archives classées ne peuvent être soumises à aucune opération susceptible de les modifier ou de les altérer. Elles ne peuvent être divisées ou aliénées par lot ou pièce sans l'autorisation de l'administration des archives. Tous travaux engagés sur des archives classées s'exécutent avec l'autorisation de l'administration des archives et sous son contrôle scientifique et technique.

Le déclassement d'archives classées peut être prononcé soit à la demande du propriétaire, soit à l'initiative de la direction des Archives de France. La décision de déclassement est prise dans les mêmes formes que la décision de classement.

Toute destruction d'archives classées ou en instance de classement est interdite. Toutefois, lorsqu'il apparaît, lors de l'inventaire initial du fonds, que certains documents sont dépourvus d'intérêt historique, il peut être procédé à leur élimination dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l'article L. 212-2, en accord entre le propriétaire du fonds et l'administration des archives.

L'exportation des archives classées est interdite, sans préjudice des dispositions relatives à l'exportation temporaire prévue à l'article L. 111-7 .

L'Etat peut subordonner la délivrance du certificat prévu à l'article L. 111-2 à la reproduction totale ou partielle, à ses frais, des archives privées non classées qui font l'objet, en application du même article, de la demande de certificat. Il peut exercer ce droit pour son compte ou à la demande et pour le compte d'une collectivité territoriale, d'un établissement public ou d'une fondation reconnue d'utilité publique. Le demandeur et bénéficiaire de la reproduction en assume alors les frais. Les opérations de reproduction ne peuvent excéder une durée de six mois à compter de ladite demande. Les reproductions auxquelles il a été ainsi procédé sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sauf si le propriétaire en a stipulé autrement avant l'exportation. Cette information est donnée au propriétaire lors de la demande de reproduction.

Le régime des archives en cas de liquidation judiciaire d'une entreprise est fixé à l'article L. 642-23 du code de commerce ci-après reproduit : " Art. L. 642-23 . - Avant toute vente ou destruction des archives du débiteur, le liquidateur en informe l'autorité administrative compétente pour la conservation des archives. Cette autorité dispose d'un droit de préemption. " La destination des archives du débiteur soumis au secret professionnel est déterminée par le liquidateur en accord avec l'ordre professionnel ou l'autorité compétente dont il relève. "

Tout officier public ou ministériel chargé de procéder à la vente publique d'archives privées ayant ou non fait l'objet d'une décision de classement au titre des archives historiques ou tout opérateur mentionné aux articles L. 321-4 et L. 321-24 du code de commerce habilité à organiser une telle vente, doit en donner avis à l'administration des archives au moins quinze jours à l'avance et accompagne cet avis de toutes indications utiles sur ces documents. Cet avis précise l'heure et le lieu de la vente. L'envoi d'un catalogue avec mention du but de cet envoi tiendra lieu d'avis. En cas de vente judiciaire, si le délai fixé à l'alinéa précédent ne peut être observé, l'officier public ou ministériel, aussitôt qu'il est désigné pour procéder à la vente, fait parvenir à l'administration des archives les indications ci-dessus énoncées. L'opérateur habilité mentionné aux mêmes articles L. 321-4 et L. 321-24 à procéder à la vente de gré à gré de documents d'archives privées dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article L. 321-9 du code de commerce notifie sans délai la transaction à l'administration des archives, avec toutes indications utiles concernant lesdits documents.

S'il l'estime nécessaire à la protection du patrimoine d'archives, l'Etat exerce, sur tout document d'archives privées mis en vente publique ou vendu de gré à gré dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article L. 321-9 du code de commerce , un droit de préemption par l'effet duquel il se trouve subrogé à l'adjudicataire ou à l'acheteur. La déclaration par l'administration des archives qu'elle envisage d'user de son droit de préemption est faite, à l'issue de la vente, entre les mains de l'officier public ou ministériel dirigeant les adjudications ou de l'opérateur mentionné aux articles L. 321-4 et L. 321-24 du code de commerce habilité à organiser la vente publique ou la vente de gré à gré. La décision de l'autorité administrative doit, à peine de nullité, intervenir dans un délai de quinze jours à compter de la vente publique ou de la notification de la transaction de gré à gré.

L'Etat exerce également le droit de préemption prévu à l'article L. 212-32 à la demande et pour le compte des collectivités territoriales, de la Nouvelle-Calédonie et des fondations reconnues d'utilité publique. Le même droit est exercé par la Bibliothèque nationale de France pour son propre compte. En cas de demandes concurrentes, l'autorité administrative détermine le bénéficiaire.

Le conseil municipal peut émettre des voeux tendant à ce qu'il soit fait usage par l'Etat, au profit de la commune, du droit de préemption établi par la loi sur les documents d'archives classés et non classés. Il peut déléguer l'exercice de cette compétence au maire dans les conditions prévues à l'article L. 2122-23 du code général des collectivités territoriales.

Le conseil départemental statue sur l'exercice du droit de préemption prévu par la législation sur les archives.

Le conseil régional et l'assemblée territoriale de Corse ou, en dehors de leurs sessions, leur commission permanente, se prononcent sur l'opportunité de faire jouer au profit de la région ou de la collectivité territoriale de Corse le droit de préemption prévu par la législation sur les archives.

Les modalités d'application des articles L. 212-1 à L. 212-5 , L. 212-15 à L. 212-29 et L. 212-31 à L. 212-33 sont fixées par décret en Conseil d'Etat.