Sous-section 3 : Le directeur comptable et financier

L'agent comptable tient la comptabilité à la disposition du directeur et lui fournit, sur demande, tout renseignement dont ce dernier peut avoir besoin.

Le directeur comptable et financier est chargé de la comptabilité générale et peut vérifier l'exactitude des comptes individuels dont la tenue incombe aux services techniques. La comptabilité analytique est tenue par le directeur comptable et financier.

Tout organisme de mutualité sociale agricole contrôle par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. Toutefois, lorsque l'organisme procède à un inventaire permanent, il réalise un inventaire physique au moins tous les trois ans. Le directeur comptable et financier de l'organisme s'assure, au moins une fois par an, de la concordance entre l'inventaire comptable des actifs et leur inventaire physique prévu au précédent alinéa.

Les caisses de mutualité sociale agricole sont tenues, d'une part, de contracter une assurance contre les détournements ou vols d'espèces soit dans les locaux de la caisse, soit en cours de transport et, d'autre part, de prendre matériellement les mesures de sécurité qui s'imposent à l'occasion de la manipulation des espèces et de la garde des valeurs. Un arrêté du ministre chargé de l'agriculture et du ministre chargé de la sécurité sociale fixe le montant minimal de cette assurance.

Le directeur comptable et financier peut se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un délégué muni d'une procuration régulière et agréé par le conseil d'administration. Il peut également charger certains agents du maniement des fonds ou de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications. Les délégations données à ces agents doivent être approuvées par le directeur et préciser la nature des opérations qu'elles concernent et leur montant maximal.

Au cas de vacance d'emploi par suite de décès, démission, licenciement ou retrait d'agrément, ou pour toute autre cause, le conseil d'administration, sur proposition du directeur, procède à la désignation d'un agent comptable intérimaire, après avis conforme du directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques et du responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 du code de la sécurité sociale. Le directeur comptable et financier intérimaire est installé dans les conditions prévues à l'article D. 122-10 du code de la sécurité sociale. La durée de cet intérim ne peut excéder six mois, sauf renouvellement d'égale durée dans les mêmes conditions. Toutefois, lorsque le directeur comptable et financier est empêché temporairement d'exercer ses fonctions par une affection de longue durée, l'intérim peut être renouvelé par période de six mois jusqu'à la reprise de service de l'intéressé ou jusqu'à l'expiration du délai pendant lequel celui-ci conserve le bénéfice de ses appointements ou est mis en congé sans traitement, en application des dispositions conventionnelles régissant ses relations avec la caisse. A l'expiration de ce délai, si le directeur comptable et financier n'est pas en état de reprendre son service, il est procédé à son remplacement.

Le directeur comptable et financier rend compte de ses actes devant le conseil d'administration ainsi que devant les autorités qui l'ont agréé.

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire d'une commission de contrôle. Cette commission comprend au moins quatre membres. En aucun cas, les agents de la caisse ne peuvent en faire partie. La commission de contrôle est tenue de procéder, au moins une fois par an, à une vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l'improviste. Elle présente au conseil d'administration un rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année. Ce rapport doit être annexé au bilan.

Le directeur comptable et financier est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur. Le directeur comptable et financier qui refuse à un vérificateur dûment habilité de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu de ses fonctions dans les conditions prévues aux premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-52 du code de la sécurité sociale . La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité d'une nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.

L'état des restes à recouvrer doit présenter un total égal à la différence entre le montant des ordres de recettes pris en charge par le directeur comptable et financier et le montant des recouvrements qu'il a effectués.

La prise en charge de l'ordre de recette est datée et signée par le directeur comptable et financier ou son délégué. Le directeur comptable et financier vérifie, dans les conditions définies à l' article D. 723-191 , la régularité des ordres de recettes établis et signés par le directeur.

En ce qui concerne les autres créances, qu'il s'agisse de celles prises en charge au vu d'un ordre de recettes ou de celles constatées par les titres de propriété ou les titres de créance, conservés par l'agent comptable, celui-ci soumet, le 15 de chaque mois, au directeur la liste des créances non recouvrées le premier jour de ce mois, qui sont arrivées à échéance au cours du mois précédant le mois écoulé.

La prise en charge de l'ordre de recette est datée et signée par l'agent comptable ou son délégué. L'agent comptable ou son délégué certifie avoir effectué la vérification dans les conditions prévues à l'article D. 723-194 par l'apposition de son visa sur l'ordre de recette.

Tous les encaissements en numéraire effectués par le directeur comptable et financier donnent lieu à l'établissement d'une quittance extraite d'un carnet à souches. Lorsque la partie prenante exige expressément la délivrance d'un reçu au titre des règlements faits par un mode de paiement autre que le numéraire, le comptable intéressé établit une déclaration de versement tirée d'un carnet à souches. Les chèques doivent être établis à l'ordre de la caisse de mutualité sociale agricole.

Un organisme de mutualité sociale agricole peut mettre en place un service facturier, placé sous l'autorité du directeur comptable et financier, qui est chargé de recevoir et d'enregistrer les factures et titres établissant les droits acquis aux créanciers. Dans ce cas, le montant de la dépense est arrêté par le directeur comptable et financier au vu des factures et titres mentionnés à l'alinéa précédent et de la certification du service fait qui constitue l'ordre de payer. Les conditions de mise en place du service facturier mentionné au premier alinéa sont fixées par arrêté du ministre chargé de l'agriculture.

L'agent comptable ou son délégué certifie avoir effectué la vérification dans les conditions définies aux articles D. 723-198 et D. 723-199 par l'apposition de son visa sur l'ordre de paiement.

Le directeur comptable et financier qui, à l'occasion des vérifications effectuées en application de l'article D. 723-198 , constate une irrégularité doit surseoir au paiement et aviser le directeur de la caisse ou, pour les prestations gérées pour le compte de tiers, l'autorité qui instruit le dossier. Le directeur peut requérir par écrit qu'il soit passé outre au refus de paiement. Le directeur comptable et financier paie immédiatement et annexe à l'ordre de paiement l'original de la réquisition qu'il a reçue. Il en rend compte au président du conseil d'administration qui en informe le conseil d'administration, le ministre chargé de l'agriculture et la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole. Il ne peut être procédé à la réquisition dans les cas suivants : 1° Opposition faite entre les mains du directeur comptable et financier ; 2° Contestation sur la validité de la quittance ; 3° Absence de service fait ; 4° Absence ou insuffisance de crédits ouverts pour les opérations d'administration, de contrôle médical, d'action sanitaire et sociale, des établissements et oeuvres ; 5° Annulation de la décision du conseil d'administration par le ministre chargé de l'agriculture faite dans les conditions prévues à l' article R. 152-3 du code de la sécurité sociale .

Lorsqu'il a reçu un ordre régulier, le directeur comptable et financier établit que la caisse est libérée de sa dette après l'expiration du délai nécessaire pour vérifier l'ordre de paiement et assurer son exécution. La caisse est libérée de sa dette si le paiement a été fait selon des modes de règlement prévus à l'article D. 723-203 au profit de la personne capable de donner valablement quittance, soit en qualité de créancier, soit en qualité de mandataire, d'ayant droit ou d'ayant cause dudit créancier. Toute saisie, opposition, signification ayant pour objet d'arrêter un paiement et de faire connaître qu'une personne autre que le créancier a qualité pour donner quittance doit être faite entre les mains du directeur comptable et financier. La caisse est également libérée si le bénéfice d'une prescription peut être invoqué ou encore si les sommes dont elle est redevable et que le créancier refuse de recevoir sont déposées à la Caisse des dépôts et consignations.

Sont considérés comme ayant un caractère libératoire les règlements effectués par remise à la personne qualifiée pour donner quittance d'espèces ou de chèque d'un montant égal au montant de la dette. Est également considérée comme ayant un caractère libératoire l'inscription du montant de la dette au crédit d'un compte bancaire ouvert au nom de la personne qualifiée pour donner quittance.

Tous les deniers ressortissant à un même poste comptable sont confondus dans une même encaisse. L'existence d'un poste comptable est établie par la réunion en un même lieu de fonds, de valeurs ou documents justificatifs d'opérations comptables. Le montant maximal journalier de l'encaisse en numéraire est fixé par décision du conseil d'administration dans le cadre des directives données par le ministre chargé de l'agriculture.

Seul le directeur comptable et financier a qualité pour recevoir et détenir les titres de propriété et les titres de créance. Il en assure la conservation.

Les comptes externes de disponibilités dont les directeurs comptables et financiers peuvent ordonner les mouvements dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur comprennent : 1° (Supprimé) ; 2° Les comptes de fonds tenus par tout établissement de crédit agréé dans un Etat membre de l'Espace économique européen ; 3° Les comptes de disponibilités courantes tenus par la Caisse des dépôts et consignations ou ses préposés.

Les divers comptes de disponibilité sont ouverts sur décision du conseil d'administration à la diligence du directeur comptable et financier. Avis de l'ouverture de ces comptes doit être donné au directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques intéressé. Le directeur comptable et financier qui provoque l'ouverture d'un compte externe de disponibilités non prévu par la réglementation commet une faute de service passible de sanction disciplinaire. Commet également une faute de service passible de sanction disciplinaire le directeur comptable et financier qui omet de virer, dans les conditions fixées conjointement par le ministre chargé du budget, le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé de l'agriculture, la part des cotisations encaissées par la caisse de mutualité sociale agricole et revenant aux caisses centrales. Le directeur comptable et financier doit périodiquement rapprocher ses écritures de celles de ses correspondants.