Chapitre IV : FONCTIONNEMENT

Dans la fonction publique de l'Etat, les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission administrative paritaire sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des membres titulaires qu'ils remplacent.

Au sein de la commission administrative paritaire unique créée pour plusieurs catégories en application des dispositions de l'article R. 261-5 , en cas d'absence d'un représentant du personnel d'une catégorie, un tirage au sort est réalisé parmi les fonctionnaires de cette catégorie représentés par la commission pour compléter la composition de celle-ci lors de la réunion au cours de laquelle elle examine un point concernant un fonctionnaire de cette catégorie.

Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les experts mentionnés à l'article R. 264-22 assistent à la seule partie des débats relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée. Ils ne prennent pas part au vote.

Dans la fonction publique territoriale, les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission administrative paritaire sans prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des membres titulaires qu'ils remplacent et dans le cas mentionné à l'article R. 264-26 .

Le représentant titulaire des collectivités ou établissements mentionnés à l'article L. 4 qui se trouve empêché de prendre part à une séance de la commission peut se faire remplacer par n'importe lequel des représentants suppléants de cette catégorie. Le représentant du personnel qui se trouve empêché de prendre part à une séance de la commission peut se faire remplacer par un suppléant élu sur la même liste de candidats ou tiré au sort selon la procédure prévue au 3° de l'article R. 211-301 .

Au sein de la commission administrative paritaire unique créée pour plusieurs catégories en application des dispositions de l'article R. 261-11 , en cas d'absence d'un représentant du personnel d'une catégorie, un tirage au sort est réalisé parmi les fonctionnaires de cette catégorie représentés par la commission pour compléter la composition de celle-ci lors de la réunion au cours de laquelle elle examine un point concernant un fonctionnaire de cette catégorie.

Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande des représentants des collectivités ou établissements mentionnés à l'article L. 4 ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les experts assistent à la seule partie des débats relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée. Ils ne prennent pas part au vote.

Dans la fonction publique hospitalière, les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission administrative paritaire locale ou départementale sans pouvoir prendre part aux débats. Sous réserve des dispositions de l'article R. 264-32 , les membres suppléants ne peuvent siéger avec voix délibérative que lorsqu'ils remplacent les membres titulaires.

Sous réserve des règles définies aux articles R. 264-35 et R. 264-36 , chaque suppléant peut remplacer tout membre titulaire élu sur la même liste.

Lorsqu'un représentant de l'administration ne peut siéger, sans qu'il s'agisse d'un empêchement définitif, il est remplacé par un membre suppléant. A défaut, la commission siège valablement sans qu'il y ait lieu de réduire le nombre de représentants du personnel.

Le nombre de représentants du personnel ne peut en aucun cas être inférieur à deux. Sous réserve de ces dispositions, lorsqu'un représentant du personnel titulaire ne peut siéger, sans qu'il s'agisse d'un cas d'empêchement définitif, il est remplacé par un membre suppléant de la même liste. Lorsque ni le titulaire ni le suppléant ne peuvent siéger, il n'y a pas lieu de pourvoir à leur remplacement. La composition de la commission est alors réduite aux seuls membres habilités à siéger. La représentation de l'administration est réduite dans les mêmes proportions lorsque l'empêchement résulte de l'application des dispositions de l'article R. 264-35 . S'il ne reste qu'un seul membre titulaire, ou si la commission ne comporte qu'un siège de titulaire, ce dernier siège avec un membre suppléant qui a alors voix délibérative par dérogation aux dispositions des articles R. 264-29 à R. 264-34 . En cas d'impossibilité de réunir une commission locale régulièrement composée, il est fait appel à la commission départementale. En cas d'impossibilité de réunir la commission départementale, il est fait appel à la commission départementale d'un autre département désignée par le directeur général de l'agence régionale de santé.

Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les experts assistent à la seule partie des débats relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée. Ils ne prennent pas part au vote.

Un fonctionnaire ne peut siéger lorsque la commission doit émettre un avis le concernant à titre individuel.

Les personnels de direction désignés en qualité de représentants de l'administration à la commission départementale ne peuvent prendre part aux délibérations lorsque la situation personnelle d'un fonctionnaire de leur établissement est examinée.

Dans la fonction publique de l'Etat, la commission administrative paritaire se réunit sur convocation de son président.

L'acte portant convocation est adressé par voie électronique aux membres de la commission au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour de la réunion.

Les membres reçoivent communication de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission huit jours au moins avant la date de la séance.

Dans la fonction publique territoriale, la commission administrative paritaire se réunit sur convocation de son président au moins deux fois par an. L'acte portant convocation est adressé par tous moyens, notamment par voie électronique, aux membres de la commission au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour de la réunion.

Le président de la commission est tenu de convoquer la commission dans le délai d'un mois, si la moitié au moins des représentants du personnel titulaires lui en font la demande par écrit.

Les membres reçoivent communication de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission huit jours au moins avant la date de la séance.

Dans la fonction publique hospitalière, la commission administrative paritaire locale ou départementale se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président : 1° Soit à l'initiative de son président ; 2° Soit à la demande du directeur de l'établissement ; 3° Soit à la demande écrite du tiers de ses membres titulaires ; 4° Soit, en ce qui concerne les commissions locales, à la demande écrite du tiers des membres de l'assemblée délibérante de l'établissement. Dans les trois derniers cas, le président est tenu de convoquer la commission dans le délai d'un mois. La convocation fixe l'ordre du jour de la séance.

Le directeur de l'établissement qui en assure la gestion peut décider de la réunion de la commission départementale et la saisir de toute question entrant dans sa compétence.

L'ordre du jour de la réunion de la commission est fixé par le président de la commission au vu des propositions du directeur de l'établissement, pour la commission locale, et de chaque directeur d'établissement concerné, pour la commission départementale.

L'ordre du jour comprend, le cas échéant, les questions relevant de la compétence de la commission administrative paritaire dont l'examen a été demandé dans le cadre du 3° et du 4° de l'article R. 264-43 , ainsi que celles dont l'examen a été demandé par le fonctionnaire intéressé dans les cas prévus à l'article R. 263-15 .

L'ordre du jour des séances de la commission locale ou départementale est adressé aux membres de la commission par tout moyen, notamment par voie électronique pour les représentants disposant d'un matériel électronique individuel, au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à dix jours en cas d'urgence.

Les membres de la commission reçoivent communication de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission deux semaines au moins avant la date de la réunion.

Dans le délai de dix jours précédant la réunion, les membres de la commission ont accès, sur leur demande, aux dossiers individuels des agents dont la situation doit être examinée par la commission.

Dans la fonction publique de l'Etat et dans la fonction publique territoriale, en cas d'urgence ou de circonstances particulières, et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission administrative paritaire peut décider qu'une réunion de la commission sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que : 1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; 2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ; 3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen. Sous réserve de l'accord exprès du fonctionnaire intéressé, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues aux alinéas précédents et dans le respect, selon le cas, des dispositions du décret n° 84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l'Etat ou du décret n° 89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux.

En cas d'impossibilité de tenir une réunion selon les modalités fixées à l'article R. 264-50 , le président de la commission peut décider qu'une réunion, à l'exception des réunions de la commission siégeant en matière disciplinaire, sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.

S'agissant des réunions mentionnées aux articles R. 264-50 et R. 264-51 , les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont précisées par le règlement intérieur ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles retenues pour le déroulement de la réunion.

Dans la fonction publique hospitalière, si les membres d'une commission administrative paritaire locale ou départementale disposent d'un matériel électronique individuel fourni par l'employeur, en cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission peut décider qu'une réunion, à l'exception des réunions de la commission siégeant en matière disciplinaire, sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que : 1° N'assistent que les personnes habilitées. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; 2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ; 3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen.

Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission locale ou départementale sont fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles retenues pour le déroulement de la réunion.

Dans la fonction publique de l'Etat, les trois quarts au moins des membres de la commission administrative paritaire doivent être présents lors de l'ouverture de la réunion. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours à compter de la première séance aux membres de la commission, qui siège alors valablement sur le même ordre du jour si la moitié de ses membres sont présents.

Un membre quittant la séance peut donner délégation à tout autre membre de la commission, titulaire ou suppléant, pour voter en son nom.

Lorsque des commissions administratives paritaires sont réunies en formation conjointe conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l'article R. 262-31 , le quorum s'apprécie en tenant compte de l'ensemble des membres des commissions.

Dans la fonction publique territoriale, hormis le cas où la commission administrative paritaire siège en tant que conseil de discipline, la moitié au moins des membres doivent être présents ou représentés lors de l'ouverture de la réunion.

Un membre quittant la séance est remplacé par un membre suppléant de la commission. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la commission pour voter en son nom. Un membre ne peut recevoir qu'une seule délégation de vote.

Lorsque le quorum fixé à l'article R. 264-60 n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours à compter de la première séance aux membres de la commission qui siège alors valablement sans condition de quorum sur le même ordre du jour.

Dans la fonction publique hospitalière, les trois quarts au moins des membres de la commission administrative paritaire locale ou départementale ayant voix délibérative doivent être présents à l'ouverture de la séance. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours à compter de la première séance aux membres de la commission qui, sous réserve de l'application des dispositions de l'article R. 264-32 , siège alors valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents ayant voix délibérative.

Un membre quittant la séance est remplacé par un membre suppléant de la commission. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la commission pour voter en son nom. Un membre ne peut recevoir qu'une seule délégation de vote.

Dans la fonction publique de l'Etat, la commission administrative paritaire émet son avis à la majorité des membres présents.

S'il est procédé à un vote au cours de la séance de la commission, celui-ci a lieu à main levée. Les abstentions sont admises. Toutefois, à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le vote a lieu à bulletin secret. En cas de partage égal des voix, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Lorsque des commissions administratives paritaires sont réunies en formation conjointe en application des dispositions de l'article R. 262-31 , le vote est décompté en tenant compte de l'ensemble des membres de ces commissions.

Dans la fonction publique territoriale, la commission administrative paritaire émet son avis ou sa proposition à la majorité des suffrages exprimés.

Lorsque la décision de l'autorité territoriale est subordonnée à une proposition ou à un avis de la commission, la décision peut légalement intervenir si, par suite d'un partage égal des voix, aucune proposition ou aucun avis n'a pu être formulé.

Dans la fonction publique hospitalière, la commission administrative paritaire locale ou départementale émet son avis à la majorité des suffrages exprimés, sauf lorsqu'elle siège en matière disciplinaire. Dans ce dernier cas, son avis est requis à la majorité des membres présents.

S'il est procédé à un vote au cours de la séance de la commission, celui-ci a lieu à main levée, ou, à la demande d'au moins un tiers des membres présents, à bulletin secret. En cas de partage égal des voix, l'avis rendu par la commission est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Lorsque des commissions administratives paritaires sont réunies en formation conjointe conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l'article R. 262-43 , le vote est décompté en tenant compte de l'ensemble des membres de ces commissions.

Dans la fonction publique de l'Etat, un procès-verbal est établi après chaque séance de la commission administrative paritaire. Il est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

Lorsque l'autorité administrative compétente prend une décision contrairement à l'avis ou à la proposition émis par la commission, cette autorité doit informer la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre l'avis ou la proposition.

Dans la fonction publique territoriale, un procès-verbal est établi après chaque séance de la commission administrative paritaire. Il est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois à compter de la date de séance, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

Lorsque l'autorité territoriale prend une décision contraire à l'avis ou à la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Dans la fonction publique hospitalière, le secrétaire établit un procès-verbal de chaque séance de la commission administrative paritaire locale ou départementale, conformément à un modèle fixé par arrêté des ministres chargés de la santé et des affaires sociales. Il est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis dans le délai d'un mois aux membres de la commission.

Lorsque l'autorité investie du pouvoir de nomination prend une décision différente de l'avis ou de la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.