Sous-section 2 : Gouvernance

Les statuts de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance déterminent les règles relatives à la convocation et aux délibérations du conseil d'administration. Ils prévoient également que, lorsque le conseil d'administration ne s'est pas réuni depuis plus de quatre mois, des administrateurs constituant le tiers du conseil d'administration peuvent convoquer le conseil, en indiquant l'ordre du jour de la séance.

Il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs participant à la séance du conseil d'administration.

Les délibérations du conseil d'administration sont constatées par des procès-verbaux établis sur un registre spécial tenu au siège social et coté et paraphé soit par un juge du tribunal judiciaire, soit par un juge du tribunal judiciaire, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais. Toutefois, les procès-verbaux peuvent être également établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions prévues à l'alinéa précédent et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression ou interversion de feuilles est interdite.

Le procès-verbal de la séance indique le nom des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents. Il fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil d'administration en vertu d'une disposition légale ou réglementaire et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Le procès-verbal est revêtu de la signature du président et du vice-président du conseil d'administration. En cas d'empêchement du président, le vice-président présidant le conseil d'administration, le procès-verbal est revêtu de la signature de ce dernier et de celle d'un administrateur appartenant à l'autre collège.

Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le président du conseil d'administration ou le vice-président ou, en cas d'empêchement, par tout administrateur. Au cours de la liquidation de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance, ces copies ou extraits sont valablement certifiés par un seul liquidateur.

Il est suffisamment justifié du nombre des administrateurs en exercice ainsi que de leur présence ou de leur représentation à une séance du conseil d'administration, par la production d'une copie ou d'un extrait du procès-verbal.

Lorsque l'exécution de conventions conclues et autorisées en application de l'article R. 931-3-24 au cours d'exercices antérieurs a été poursuivie au cours du dernier exercice, les commissaires aux comptes sont informés de cette situation dans le délai d'un mois à compter de la clôture de l'exercice.

Le rapport spécial des commissaires aux comptes prévu au troisième alinéa de l'article R. 931-3-27 contient : -l'énumération des conventions soumises à l'approbation, selon les cas, de la commission paritaire ou de l'assemblée générale ordinaires telles que définies à l'article A. 931-3-10 ; -le nom des dirigeants intéressés ; -la nature et l'objet desdites conventions ; -les modalités essentielles de ces conventions afin de permettre aux membres de la commission paritaire ou de l'assemblée générale ordinaires d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion des conventions analysées ; -l'importance des fournitures livrées ou des prestations de service fournies ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice, en exécution des conventions visées à l'article A. 931-3-8 .

Sont qualifiées, au sens du présent chapitre, de commission paritaire ou d'assemblée générale ordinaires, la commission paritaire ou l'assemblée générale qui se réunissent pour exercer les attributions définies à l'article R. 931-3-31 et se prononcent conformément aux dispositions du dernier alinéa du même article pour la commission paritaire et du deuxième alinéa de l'article R. 931-3-41 pour l'assemblée générale. Sont qualifiées, au sens du présent chapitre, de commission paritaire ou d'assemblée générale extraordinaires, la commission paritaire ou l'assemblée générale qui se réunissent pour exercer les attributions définies à l'article R. 931-3-30 et se prononcent conformément aux dispositions du second alinéa du même article pour la commission paritaire et du premier alinéa de l'article R. 931-3-41 pour l'assemblée générale.

Le rapport de gestion du conseil d'administration, mentionné au quatrième alinéa de l'article R. 931-3-31 , doit exposer de manière claire et précise la situation de l'institution ou de l'union et son activité au cours de l'exercice écoulé, les résultats de cette activité, les conditions dans lesquelles l'institution ou l'union garantit les engagements qu'elle prend vis-à-vis des membres participants, bénéficiaires et ayants droit, les progrès réalisés, les difficultés rencontrées et l'évolution prévisible de l'institution ou de l'union et ses perspectives d'avenir. Au rapport visé à l'alinéa précédent est joint un tableau faisant apparaître les résultats de l'institution ou de l'union au cours de chacun des cinq derniers exercices, ou de chacun des exercices clos depuis la constitution de l'institution, ou de l'union ou l'absorption par celle-ci d'une autre institution ou union, s'ils sont inférieurs à cinq.

Les statuts des institutions de prévoyance relevant du a ou du b de l'article R. 931-1-3 prévoient les modalités de désignation du secrétaire qui assure la convocation des membres de la commission paritaire et la rédaction du procès-verbal de ses réunions. Ils prévoient également que le procès-verbal des délibérations de la commission paritaire indique la date et le lieu de la réunion et comporte la liste des membres présents ainsi que les documents et rapports présentés, le compte rendu ou un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Le procès-verbal de la commission paritaire est signé par au moins un membre d'une organisation syndicale d'employeurs et un membre d'une organisation syndicale de salariés. Les dispositions du dernier alinéa de l'article A. 931-3-29 et de l'article A. 931-3-31 sont également applicables.

Pour la réunion de la commission paritaire ou de l'assemblée générale ordinaires, l'institution de prévoyance ou l'union d'institutions de prévoyance adresse à chacun des membres de celles-ci ou met à leur disposition, dans les conditions prévues aux articles A. 931-3-15 et A. 931-3-16 , les renseignements suivants contenus dans un ou plusieurs documents : 1° L'ordre du jour ; 2° Le texte et l'exposé des motifs des projets de délibérations ou de résolutions présentés ; 3° Le rapport de gestion du conseil d'administration dont le contenu est fixé à l'article A. 931-3-11 ; 4° Lorsque l'ordre du jour comporte l'approbation des comptes annuels : les comptes annuels, un tableau des affectations de résultat ainsi que le tableau mentionné au second alinéa de l'article A. 931-3-11 ; 5° Les rapports des commissaires aux comptes : rapport annuel et, le cas échéant, rapports spéciaux prévus aux articles R. 931-3-27 et R. 931-3-59 ; 6° Les nom, prénom usuel des administrateurs, du directeur général et/ou des directeurs généraux délégués de l'institution ou de l'union ainsi que, le cas échéant, l'indication des personnes morales dans lesquelles ces personnes exercent des fonctions de gestion, de direction, d'administration ou de surveillance et qui soit appartiennent au même groupement que l'institution ou l'union, soit ont passé convention avec l'institution ou l'union ; 7° Lorsque l'ordre du jour comporte la désignation ou l'élection d'administrateurs ou le renouvellement de leur mandat, les nom, prénom usuel et âge des candidats ainsi que leurs fonctions professionnelles au cours des cinq dernières années au sein d'institutions régies par le livre IX du code de la sécurité sociale, de mutuelles régies par le code de la mutualité et d'entreprises d'assurances régies par le code des assurances ou dans le cadre d'activités régies par le livre V de ce dernier code ; 8° Pour la réunion de l'assemblée générale, une formule de procuration à un autre membre du même collège et une formule de vote par correspondance ; 9° Une formule de demande d'envoi des documents visés au présent article. Par dérogation aux dispositions du premier alinéa, lorsque l'assemblée générale est constituée de l'ensemble des membres adhérents et des membres participants, l'institution de prévoyance peut mettre les renseignements et documents à leur disposition dans les conditions prévues aux articles A. 931-3-15 et A. 931-3-16. Elle adresse individuellement aux membres adhérents et participants la liste de ces documents ainsi qu'une formule de demande d'envoi des documents mentionnés au présent article.

Pour la réunion de la commission paritaire ou de l'assemblée générale extraordinaires et lorsque l'employeur consulte les intéressés, l'institution de prévoyance ou l'union d'institutions de prévoyance adresse à chacun des membres de la commission paritaire, de l'assemblée générale ou des intéressés ou met à leur disposition, dans les conditions prévues aux articles A. 931-3-15 et A. 931-3-16, les renseignements mentionnés aux 1°, 2°, 6°, 8° et 9° de l'article A. 931-3-13 , le ou les rapports spéciaux des commissaires aux comptes mentionnés au 5° de l'article A. 931-3-13 ainsi que le rapport du conseil d'administration relatif à ces réunions ou à cette consultation, l'exposé sommaire de la situation de l'institution ou de l'union au cours de l'exercice écoulé et le tableau mentionné au second alinéa de l'article A. 931-3-11 .

A compter, selon les cas, de la convocation de la commission paritaire ou de l'assemblée générale et jusqu'au cinquième jour inclusivement avant la réunion, tout membre de celles-ci peut demander à l'institution ou à l'union de lui envoyer à l'adresse qu'il indique les documents et renseignements mentionnés soit à l'article A. 931-3-13 soit à l'article A. 931-3-14. L'institution ou l'union est tenue de procéder à cet envoi avant la réunion et à ses frais. Les dispositions du présent article relatives aux documents et renseignements mentionnés à l'article A. 931-3-14 s'appliquent dans les mêmes conditions aux intéressés à compter de la date à laquelle l'employeur les informe de son intention de les consulter.

A compter, selon les cas, de la convocation de la commission paritaire ou de l'assemblée générale ordinaires ou extraordinaires ou de l'information adressée par l'employeur aux intéressés de son intention de les consulter et au moins pendant le délai de quinze jours qui précède la date de la réunion ou de la consultation, tout membre de la commission paritaire ou de l'assemblée générale ou tout intéressé a le droit de prendre, au siège social ou au lieu de la direction administrative, connaissance des documents et renseignements mentionnés soit à l'article A. 931-3-13 , soit à l'article A. 931-3-14 ainsi que, dans tous les cas, des documents suivants : 1° L'inventaire, les comptes annuels ainsi que les rapports du conseil d'administration et des commissaires aux comptes qui seront soumis à la commission paritaire, à l'assemblée générale ou aux intéressés ; 2° La liste des membres de la commission paritaire, de l'assemblée générale ou des intéressés arrêtée le seizième jour qui précède la réunion ou la consultation ; 3° Le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de dix ou de cinq selon que l'effectif du personnel excède ou non deux cents salariés ; 4° Le montant global, certifié par les commissaires aux comptes, des sommes ouvrant droit aux déductions fiscales visées à l'article 238 bis AA du code général des impôts ainsi que la liste des actions nominatives de parrainage et de mécénat. Il ne peut être pris connaissance, aux mêmes lieux, du rapport du commissaire aux comptes que pendant le délai de quinze jours mentionné au précédent alinéa. Sauf en ce qui concerne l'inventaire, le droit de prendre connaissance emporte celui de prendre copie.

Tout membre adhérent ou participant d'une institution de prévoyance ou d'une union d'institutions de prévoyance a le droit d'obtenir, à toute époque, communication des renseignements et documents énumérés aux articles A. 931-3-13 , A. 931-3-14 , A. 931-3-16 et A. 931-4-5 concernant les trois derniers exercices, ainsi que des procès-verbaux et feuilles de présence des commissions paritaires, des assemblées générales et de la consultation des intéressés par l'employeur tenues ou organisées au cours de ces trois derniers exercices.

Sous réserve des dispositions des articles A. 931-3-19 à A. 931-3-22 , les statuts de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance fixent les règles de convocation de l'assemblée générale.

La convocation des membres de l'assemblée générale se fait par support papier ou tout autre support durable adressé à chacun de ses membres. En ce qui concerne les membres participants salariés affiliés à l'institution ou à l'union sur la base d'une opération collective telle que définie aux articles L. 932-1 et L. 932-14 , les statuts peuvent prévoir que les convocations sont communiquées aux intéressés, au nom de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance, par leur employeur.

La convocation de l'assemblée générale indique la dénomination sociale de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance, éventuellement suivie de son sigle, l'adresse du siège social, les jour, heure et lieu de sa tenue ainsi que sa nature ordinaire ou extraordinaire et son ordre du jour. Sous réserve des questions diverses qui ne doivent présenter qu'une minime importance, les questions inscrites à l'ordre du jour sont libellées de telle sorte que leur contenu et leur portée apparaissent clairement, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents. La convocation de l'assemblée générale indique les conditions dans lesquelles les membres de celle-ci peuvent voter par correspondance et les lieux et les conditions dans lesquelles ils peuvent obtenir les formulaires nécessaires et les documents qui y sont annexés.

Le délai entre la date de l'envoi des convocations à l'assemblée générale et la date de tenue de celle-ci est d'au moins quinze jours sur première convocation et de six jours sur deuxième convocation. En cas d'ajournement par décision de justice, le juge peut fixer un délai différent.

Lorsqu'une assemblée n'a pu délibérer régulièrement, faute de quorum requis, la deuxième assemblée est convoquée dans les formes prévues à l'article A. 931-3-19 et la convocation rappelle la date de la première.

Les statuts prévoient que les demandes d'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale de projets de résolution doivent être adressées par lettre recommandée ou par envoi recommandé électronique, avec demande d'avis de réception, au président du conseil d'administration de l'institution de prévoyance ou de l'union d'institutions de prévoyance cinq jours au moins avant la date de réunion de l'assemblée générale. Le président du conseil d'administration ne peut refuser l'inscription d'un projet de résolution à l'ordre du jour que lorsque celui-ci n'entre pas dans l'objet social de l'institution ou de l'union.

Le président du conseil d'administration de l'institution de prévoyance ou de l'union d''institutions de prévoyance ou, en cas d'empêchement, le vice-président, accuse réception, par lettre recommandée ou par envoi recommandé électronique, des projets de résolution dans le délai de cinq jours à compter de cette réception. Ces projets de résolution sont inscrits à l'ordre du jour et soumis au vote de l'assemblée.

Les statuts prévoient qu'à compter de la convocation de l'assemblée générale, un formulaire de vote par correspondance et ses annexes sont remis ou adressés, aux frais de l'institution ou de l'union, à tout membre de l'assemblée qui en fait la demande. L'institution ou l'union doit faire droit à toute demande déposée ou reçue au siège social au plus tard six jours avant la date de la réunion. Le formulaire de vote par correspondance doit permettre un vote sur chacune des résolutions, dans l'ordre de leur présentation. Il doit offrir à chaque membre de l'assemblée générale la possibilité d'exprimer sur chaque résolution un vote favorable ou défavorable à son adoption ou sa volonté de s'abstenir de voter. Il doit également informer chaque membre que toute abstention exprimée dans le formulaire ou résultant de l'absence d'indication de vote sera assimilée à un vote défavorable à l'adoption de la résolution. Sont annexés au formulaire le texte des résolutions proposées accompagné d'un exposé des motifs et une demande d'envoi des documents et renseignements énumérés, selon les cas, aux articles A. 931-3-13 et A. 931-3-14 . Les statuts des institutions de prévoyance et de leurs unions déterminent le contenu du formulaire de vote par correspondance. Le formulaire de vote adressé à l'institution ou à l'union vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour. Il comporte l'indication de la date avant laquelle, conformément aux statuts, il doit être reçu par l'institution ou l'union pour qu'il en soit tenu compte. La date après laquelle il ne sera plus tenu compte des formulaires de vote reçus par l'institution ou l'union ne peut être antérieure de plus de trois jours à la date de réunion de l'assemblée, sauf délai plus court prévu par les statuts.

Les statuts prévoient que tout membre d'une assemblée générale qui se fait représenter à celle-ci doit signer la procuration qu'il donne et indiquer ses nom, prénom usuel et domicile. Le mandat est donné pour une seule assemblée. Il peut cependant être donné pour deux assemblées, l'une ordinaire, l'autre extraordinaire tenues le même jour ou dans un délai d'un mois. Le mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour. A toute formule de vote par procuration, adressée aux membres de l'assemblée par l'institution ou l'union, doivent être joints le texte des résolutions proposées accompagné d'un exposé des motifs et une demande d'envoi des documents et renseignements énumérés, selon les cas, aux articles A. 931-3-13 et A. 931-3-14 .

Les statuts des institutions de prévoyance et de leurs unions déterminent la composition du bureau de l'assemblée, l'organisation des scrutins ainsi que les modalités selon lesquelles sont constatés les présences, les procurations et les votes par correspondance.

L'assemblée générale est présidée par le président du conseil d'administration ou, à défaut, le vice-président ou, en leur absence, par la personne prévue par les statuts. A défaut l'assemblée élit elle-même son président. En cas de convocation par les commissaires aux comptes ou par les liquidateurs, l'assemblée est présidée par celui ou l'un de ceux qui l'ont convoquée.

Le procès-verbal des délibérations de l'assemblée générale indique la date et le lieu de réunion, les documents et rapports présentés ainsi qu'un résumé des débats. Ce procès-verbal comporte, en outre, le mode de convocation, l'ordre du jour, la composition du bureau de l'assemblée, le nombre de membres, par collège, présents ou représentés et le quorum atteint ainsi que le texte des délibérations qui ont été mises aux voix et le résultat des votes. Le procès-verbal de l'assemblée générale est signé par les membres de son bureau. Les procès-verbaux sont établis sur un registre spécial tenu au siège social dans les conditions prévues à l'article A. 931-3-4 .

Si, à défaut du quorum requis, une assemblée ne peut délibérer régulièrement, il en est dressé procès-verbal par le bureau de ladite assemblée.

Les copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales sont valablement certifiés soit par le président ou le vice-président du conseil d'administration, soit par deux administrateurs choisis dans l'un et l'autre des collèges. En cas de liquidation de l'institution ou de l'union d'institutions de prévoyance, ils sont valablement certifiés par un seul liquidateur.