Section 6 : Organisation financière et comptable

L'agent comptable doit procéder périodiquement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissements bancaires teneurs de ces comptes. Les réajustements et rectifications sont effectués sous le contrôle du conseil d'administration.

L'agent comptable qui fait ouvrir un compte bancaire auprès d'un établissement non agréé commet une faute professionnelle passible de sanction disciplinaire.

Sous réserve des dispositions des articles L. 122-6 , L. 122-7 , L. 122-8 , L. 122-9 et L. 611-9-1 , les opérations de trésorerie sont effectués par les agents comptables des caisses de base du régime social des indépendants soit spontanément, soit à la demande du directeur de l'organisme, de la Caisse nationale du régime social des indépendants ou des autorités de tutelle selon les modalités prévues par les textes relatifs à l'organisation financière et comptable de ce régime.

Selon les principes définis aux articles R. 611-76 et R. 611-77 et dans les conditions fixées ci-après, la Caisse nationale du régime social des indépendants : 1° (Supprimé) ; 2° Gère les transferts du compte ouvert en application du premier alinéa de l'article D. 225-2 dans les conditions fixées par cet article ; 3° Répartit les encaissements reçus entre le régime de base et les régimes complémentaires, vire le montant des encaissements relatif au régime de base des différentes branches sur le compte financier unique de la Caisse nationale du régime social des indépendants et ceux relatifs aux régimes complémentaires sur les comptes financiers concernés ; 4° Assure la trésorerie des caisses de base et des organismes conventionnés selon les modalités définies à l'article D. 611-9 ; 5° Procède au règlement des créances et des dettes vis-à-vis des autres régimes ; 6° Effectue, pour les régimes de base et en lien le cas échéant avec l'organisme mentionné à l'article L. 225-1 , le placement des excédents résultant de la gestion centralisée de la trésorerie et, pour chacun des régimes complémentaires, le placement des excédents de trésorerie les concernant ; 7° Détermine le montant des recettes et des dépenses correspondant à chacune des branches et régimes mentionnés à l'article L. 611-2 ; 8° Détermine les besoins de financement prévisionnels des régimes de base et établit en lien avec l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale les échéanciers mentionnés aux articles D. 134-11 et D. 134-13 .

Afin de couvrir les dépenses des branches et des régimes mentionnés à l'article L. 611-2 ainsi que les dépenses de fonctionnement des caisses de base, la caisse nationale alimente les comptes bancaires de ces dernières. L'alimentation des comptes financiers des caisses de base est effectuée dans la limite des plans de financement établis par chaque organisme payeur et approuvé par la Caisse nationale du régime social des indépendants. Le plan de financement est déterminé par le calendrier des sommes dues par les organismes payeurs. La forme, le contenu et la périodicité du plan de financement adressé par les caisses de base à la Caisse nationale du régime social des indépendants sont déterminés par cette dernière.

Pour l'exercice de sa mission, la caisse nationale donne les instructions nécessaires aux caisses de base. Elle peut effectuer à cet effet des contrôles sur pièces et sur place.

Les placements de la caisse nationale sont effectués dans le respect des règles prévues aux articles R. 623-3 et R. 623-10-4 .

Les charges et produits financiers résultant de la gestion centralisée de la trésorerie des branches par la Caisse nationale du régime social des indépendants sont répartis entre lesdites branches. Cette répartition est effectuée au prorata des excédents ou besoins de trésorerie respectifs de celles-ci. A cette fin, la caisse nationale détermine les soldes quotidiens de trésorerie de chacune des branches. Les soldes de trésorerie quotidiens créditeurs ou débiteurs des branches sont valorisés au taux moyen pondéré effectif résultant de la rémunération des dépôts et des placements pour le jour concerné.

L'organisation de la comptabilité de la caisse nationale et des caisses de base doit permettre : 1° De suivre la réalisation des ressources, l'acquittement des dépenses, l'emploi des excédents, la couverture des déficits ; 2° De suivre les opérations d'exploitation, les opérations de trésorerie et les opérations en capital ; 3° De déterminer les résultats ainsi que la situation active et passive de la caisse ; 4° De suivre les éléments qui relèvent de la comptabilité matière ; 5° D'établir les statistiques financières dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur ; 6° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation ; 7° De faire apparaître distinctement au travers d'une comptabilité aménagée les opérations relatives à chacune des sections définies à l'article R. 611-70 .

Sont applicables aux caisses du régime social des indépendants les articles D. 253-4 à D. 253-6 , le deuxième alinéa de l'article D. 253-15 à l'exception du membre de phrase commençant par " auprès " et se terminant par " D. 253-1 ", les articles D. 253-20, D. 253-21 , D. 253-27 , D. 253-34 , D. 253-42 à D. 253-45 , D. 253-53 , D. 253-54, D. 253-56 , D. 253-67 et D. 253-68 .

L'agent comptable ne peut exercer ses fonctions sans avoir été installé par le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou son représentant et par le trésorier-payeur général ou son représentant, en présence du président du conseil d'administration et du directeur de l'organisme. Au préalable, il doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale. Ce cautionnement est à la charge exclusive de l'agent comptable. Simultanément à l'installation de l'agent comptable entrant, il est procédé à la remise de service de l'agent comptable sortant.L'installation de l'agent comptable et la remise de service de l'agent comptable sortant donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal dressé contradictoirement. L'agent comptable entrant dispose d'un délai de six mois, renouvelable une fois, pour formuler des réserves écrites, motivées de façon précise sur la gestion de son prédécesseur ; il adresse ses réserves aux autorités ayant procédé à son installation et à sa remise de service.

Après avoir été installé, l'agent comptable doit, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un ou plusieurs fondés de pouvoir, munis d'une procuration régulière. Ces procurations doivent être transmises pour information au directeur. Les dispositions des deuxième, troisième, quatrième et septième alinéas de l'article D. 253-13 sont applicables aux caisses du régime social des indépendants.

Le directeur constate l'ensemble des droits et obligations de l'organisme et procède à l'établissement des ordres de recettes et de dépenses, sous réserve, d'une part, pour certaines opérations dont l'importance dépasse une limite fixée par le conseil d'administration, de l'apposition d'un contreseing du président ou d'un administrateur ayant reçu délégation à cet effet et, d'autre part, des délégations qu'il peut consentir. Le directeur est chargé de la liquidation et du recouvrement des créances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, l'agent comptable est chargé du recouvrement amiable des créances.

Les ordres de dépenses contiennent toutes les indications de nom et de qualité nécessaires pour permettre à l'agent comptable de s'assurer de l'identité du créancier et du caractère libératoire du règlement. Ils doivent porter référence aux pièces justificatives lorsque celles-ci ne sont pas jointes.

Les encaissements effectués en exécution des obligations constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont l'agent comptable assure la conservation donnent lieu annuellement à la délivrance par le directeur d'ordres de recettes de régularisation soit individuels, soit collectifs. Les encaissements de recettes non liquidées par la caisse font l'objet d'ordres de recettes collectifs journaliers.

Une instruction de la caisse nationale fixe les modalités pratiques de mise en œuvre par les caisses de base des dispositions des articles D. 114-4-2 et D. 114-4-4. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour l'application du plan comptable unique des organismes de sécurité sociale mentionné à l'article D. 114-4-1 , notamment pour le calcul des provisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en œuvre par la caisse nationale, des opérations de régularisations sont également décrites dans cette instruction.

Pour les opérations donnant lieu à l'établissement de budgets, les ordres de dépenses énoncent l'exercice et le chapitre d'imputation et, lorsqu'ils constituent des documents séparés des pièces justificatives, la référence à celles-ci. Le montant des ordres de dépenses est exprimé soit en toutes lettres, soit en chiffres au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres. Les ordres de dépenses sont datés et signés par le directeur ou son délégué.

Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne peuvent constituer des ordres de dépenses que s'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué, et éventuellement du contreseing du président ou de l'administrateur habilité à cet effet.

En ce qui concerne les opérations relatives aux budgets de gestion et d'intervention, les imputations de dépenses reconnues erronées pendant le cours d'un exercice sont rectifiées dans les écritures de l'agent comptable au moyen de certificats de réimputation délivrés par le directeur. Les certificats de réimputation forment une série numérique continue.

L'agent comptable est chargé de la comptabilité générale. Il peut vérifier l'exactitude des comptes individuels dont la tenue incombe aux services techniques. L'agent comptable est également chargé de la comptabilité auxiliaire des comptes cotisants. L'agent comptable tient la comptabilité analytique d'exploitation lorsque celle-ci est prévue par la réglementation. Il peut également être chargé de la comptabilité matières. Dans le cas où il ne serait pas chargé de la comptabilité matières, celle-ci est néanmoins tenue sous sa surveillance. Le matériel et le mobilier, hors fournitures consommables, font l'objet d'un inventaire dressé par le directeur et d'un état de l'actif détenu par le comptable. L'inventaire et l'état de l'actif doivent être concordants. Ils sont périodiquement vérifiés pour constater les destructions par usure, obsolescence ou toute autre cause. Le directeur est responsable de la reconnaissance physique des immobilisations corporelles. Les destructions ou sorties de matériel doivent faire l'objet de pièces justificatives référençant l'immobilisation et le numéro d'inventaire remis par le directeur à l'agent comptable pour permettre la mise à jour de l'état de l'actif.

Les caisses du régime social des indépendants sont tenues, d'une part, de contracter une assurance contre les détournements ou vols d'espèces, soit dans les locaux de la caisse, soit en cours de transport, et, d'autre part, de prendre matériellement les mesures de sécurité qui s'imposent à l'occasion de la manipulation des espèces et de la garde des valeurs.

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire de la commission de contrôle composée de 3 à 5 membres du conseil d'administration, pris en dehors du bureau. La commission de contrôle est tenue de procéder, au moins une fois par an, à une vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l'improviste. Son rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année est présenté au conseil d'administration et annexé au bilan.

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur. Il est tenu de présenter sa comptabilité à toute réquisition des agents de contrôle dûment habilités par la caisse nationale intéressée. S'il refuse, à un vérificateur dûment habilité, de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs, il est immédiatement suspendu de ses fonctions par le ministre chargé de la sécurité sociale ou le ministre chargé du budget, ou leur représentant territorial dans les conditions prévues, selon le cas, par l'article R. 123-52 . La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité d'une nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.

Dans le cas de recettes techniques liquidées par la caisse, l'agent comptable peut procéder à des vérifications. Au 1er janvier de chaque année, il doit soumettre au directeur la liste des créances non recouvrées à cette date.

Tous les encaissements en numéraire effectués par l'agent comptable donnent lieu à l'établissement d'une quittance extraite d'un carnet à souches. Lorsque la partie versante exige expressément la délivrance d'un reçu au titre des règlements faits par un mode de paiement autre que le numéraire, l'agent comptable intéressé établit une déclaration de recettes tirée d'un carnet à souches. Les chèques doivent être établis à l'ordre de l'organisme et remis à l'encaissement au plus tard le lendemain de leur délivrance.

Les comptes bancaires sur lesquels les fonds de l'organisme peuvent être déposés sont ouverts auprès d'un établissement bancaire agréé, de la Banque de France ou de la Caisse des dépôts et consignations ou ses préposés.

L'exercice comptable s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

La comptabilité générale est tenue en partie double. Elle doit enregistrer au jour le jour les variations des éléments d'actif et de passif de l'organisme. Elle est centralisée une fois par mois, avec établissement de balances trimestrielles. L'agent comptable national établit le compte combiné selon les dispositions définies par les textes pris en application des articles L. 114-6 et L. 114-8 et relatifs aux règles de combinaison des comptes des organismes de sécurité sociale.

Les comptes annuels sont établis par l'agent comptable et arrêtés par le directeur. Les comptes annuels sont ensuite présentés par le directeur et l'agent comptable au conseil d'administration qui, au vu du rapport de validation prévu à l'article D. 114-4-2 , les approuve sauf vote contraire à la majorité des deux tiers des membres.