Section 2 : Opérations

Le directeur est chargé du recouvrement des cotisations et majorations de retard conformément aux dispositions des articles L. 243-1 et R. 243-1 à R. 243-21 . Il est seul chargé de la liquidation et du recouvrement contentieux des créances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, le directeur comptable et financier est chargé du recouvrement amiable des créances. Les ordres de recette individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s'il y a lieu, des pièces justificatives, au directeur comptable et financier, qui les prend en charge, les date et les signe après vérification. Les contrôles pourront être sélectifs suivant la nature de la recette. Il est fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses. Les ordres de recette sont conservés par le directeur comptable et financier.

Les recettes de toute nature, à l'exception de celles visées aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont été liquidées. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres de recettes correspondant aux droits acquis au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l'exercice au cours duquel les droits des organismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1 ont été acquis. Au début de chaque exercice le directeur dispose d'un délai de deux mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent. Pour les organismes autres que ceux mentionnés ci-dessus, au début de chaque exercice le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n'ont pas été produits au cours de cet exercice sont comptabilisées à la clôture de l'exercice en produits à recevoir. L'évaluation forfaitaire de ces produits est justifiée par un état établi par les organismes de recouvrement valant pièce justificative à la comptabilisation de ces produits à recevoir.

Dès lors que le recouvrement sur le cotisant de tout ou partie de la créance des organismes de recouvrement apparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée au compte correspondant ouvert à cet effet au plan comptable des organismes de sécurité sociale.

Une provision pour dépréciation doit être constituée par les organismes de recouvrement dès lors que le recouvrement de la créance s'avère incertain. Le montant de cette provision est évalué en fonction de la situation particulière des débiteurs de cotisations. Ce montant peut être calculé à partir d'une estimation forfaitaire sous réserve que la méthode retenue permette une approximation suffisante retenant comme référence des créances et des situations de même nature dont les risques de non-recouvrement sont identiques. La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes de calcul visés à l'alinéa précédent. Lorsque la créance devient irrécouvrable, il est fait application par les organismes de recouvrement des dispositions de l'article D. 243-2.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4. Une instruction de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre, par les organismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1, des dispositions contenues dans les articles visés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par l'ACOSS, des opérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Le directeur a seul qualité pour engager et liquider les dépenses de l'organisme dans le cadre de ses pouvoirs propres ou de la délégation qu'il a reçue du conseil d'administration. Les ordres de dépense individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s'il y a lieu, des pièces justificatives, à l'agent comptable, qui les prend en charge, les date et les vise après vérification et procède à leur règlement. Les ordres de dépense sont conservés par l'agent comptable.

Les dépenses de toute nature, ainsi que les dépenses des gestions budgétaires, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles sont liquidées et ordonnancées. Les dépenses budgétaires concernent également celles qui ne peuvent être engagées qu'après autorisation du ministre chargé de la sécurité sociale au titre des oeuvres sociales. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour émettre les ordres de dépenses correspondant aux services faits au cours de l'exercice précédent.

Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours d'un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice par les organismes visés à l'article D. 253-1. Au début de chaque exercice le directeur dispose d'un délai de dix jours pour constater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent. Les dispositions du présent article sont applicables aux organismes visés à l'article D. 253-1, à l'exclusion de tous autres organismes. Pour les organismes autres que ceux mentionnés à l'alinéa précédent, le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent.

Dès lors qu'il est constaté des dettes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l'incertitude porte sur le montant, en l'absence de pièce justificative fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l'échéance, des charges à payer sont comptabilisées par les organismes. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état fixant le montant de ces charges.

Des provisions pour risques et charges sont constituées dès lors que des événements survenus ou en cours, nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et que le montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude. Le montant de ces provisions peut être apprécié à l'aide de méthodes forfaitaires ou statistiques. Leur évaluation doit se référer à des données historiques précises. La comptabilisation des provisions par les organismes est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes visés à l'alinéa précédent.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-19-1 à D. 253-19-3. Une instruction des caisses nationales du régime général, chacune pour ce qui la concerne, fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre par les organismes visés à l'article D. 253-1 des dispositions contenues dans les articles visés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par les caisses nationales, des opérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Les frais et accessoires se rattachent au même exercice que la dépense principale.

Le directeur comptable et financier peut payer sans ordonnancement préalable certaines catégories de dépenses, dont la liste est dressée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget, sous réserve que les crédits soient disponibles.

Les contrôles de l'agent comptable portent sur les points suivants : 1° La qualité du signataire ou de son délégué ; 2° La disponibilité des crédits ; 3° L'exacte imputation de la dépense ; 4° La validité de la créance ; 5° Le caractère libératoire du règlement ; 6° L'exécution du service fait par les agents mis à disposition. Ces contrôles seront sélectifs suivant la nature de la dépense.

L'agent comptable qui à l'occasion des vérifications auxquelles il est tenu constate une irrégularité doit surseoir au paiement et aviser le directeur de la caisse ou, pour les prestations gérées pour le compte de tiers, l'autorité qui instruit le dossier préalablement à l'engagement, la liquidation et l'ordonnancement de ces prestations. Lorsque l'agent comptable a suspendu le paiement des dépenses, le directeur peut par écrit et sous sa responsabilité requérir l'agent comptable de payer. La réquisition de paiement a pour effet d'engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du directeur. La responsabilité de directeur est mise en cause dans les conditions fixées par les articles D. 253-73 à D. 253-78.

Lorsque, par application de l'alinéa 2 de l'article D. 253-23 ci-dessus, le directeur a requis l'agent comptable de payer, celui-ci défère à la réquisition, annexe à l'ordre de dépense l'original de la réquisition et en rend compte au conseil d'administration ; il doit refuser de déférer à l'ordre de réquisition dans les cas visés à l'article D. 253-25 ci-après.

L'agent comptable doit refuser de déférer à l'ordre de réquisition lorsque la suspension de paiement est motivée par : 1° Une opposition faite entre les mains de l'agent comptable ; 2° La contestation sur la validité de la créance ; 3° L'absence de service fait ; 4° L'absence ou l'insuffisance de crédits ; 5° La suspension ou l'annulation de la décision du conseil d'administration par application des articles L. 151-1 et L. 151-2 et notifiée à l'agent comptable.

La liste des pièces justificatives des opérations techniques et budgétaires de recettes et de dépenses est dressée dans une instruction arrêtée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget.

Les pièces justificatives des opérations des gestions budgétaires, à l'exception de celles qui se rapportent aux gestions techniques, ainsi que les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant cinq ans après l'approbation des comptes de l'exercice, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières.

Pour les gestions techniques, le délai de conservation des pièces justificatives papier est le suivant : -six mois après le délai de prescription visé par l'article L. 244-3 pour l'encaissement des cotisations et majorations de retard ; -six mois après le délai de prescription pour les prestations visées aux articles L. 160-11 et L. 361-1 . Pour les prestations accordées au titre des accidents du travail, le délai de conservation est fixé à six mois après le délai de prescription visé à l'article L. 431-2 sous réserve des dispositions relatives à la conservation de certaines pièces du dossier du bénéficiaire qui seront précisées dans une instruction particulière ; -six mois après le délai de prescription pour les prestations familiales visées à l'article L. 553-1 et les prestations gérées pour le compte de tiers ; -cinq ans après le décès du titulaire ou de son conjoint pour les prestations d'assurance vieillesse et invalidité. Une instruction particulière précisera les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver. Les titres de propriété ne peuvent être détruits.

Les délais ci-dessus visés sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sont susceptibles de faire l'objet d'une révision ou font partie d'un dossier litigieux.

Sous réserve de leur compétence respective, le directeur et l'agent comptable conçoivent et mettent en place, en commun, un dispositif de contrôle interne permettant de pallier les risques financiers inhérents aux missions confiées aux organismes de sécurité sociale. Un contrôle par sondage de l'existence de procédure fiable de vérification des opérations et d'exactitude matérielle des calculs de liquidation peut être mis en place. La mise à jour du dispositif de contrôle interne peut être effectuée par un service d'audit interne, éventuellement assuré par une structure intercaisses.

Dès lors que l'organisme fait appel à des procédures informatisées, l'agent comptable doit veiller à la mise en oeuvre d'un dispositif de contrôle permettant de prévenir les fraudes et les erreurs, compte tenu de spécificités propres à chaque organisme. Il est tenu d'exercer, sous sa responsabilité personnelle, certaines vérifications correspondant aux objectifs généraux de fiabilité : 1° Habilitation des personnes autorisées à saisir ou manipuler des données utilisées pour les calculs de liquidation de droits ; 2° Justification des données saisies ou traitées par des pièces ou supports répondant aux conditions de forme et de régularité exigées par les instructions ministérielles ; 3° Vérification de l'exactitude des traitements effectués au moyen de sondage portant sur les contrôles d'existence, de vraisemblance et de validité des opérations ; 4° Utilisation des données pour l'ouverture des droits et le calcul de liquidation des cotisations et prestations conformément aux dispositions du code de la sécurité sociale ou aux décisions des conseils d'administration ; 5° Traitement de données justifiées et d'elles seules ; 6° Contrôle des sécurités physiques et logiques destinées à assurer l'intégrité des règles d'accès aux systèmes informatiques et sauvegarde des programmes et des fichiers.

L'agent comptable doit participer à la conception des applications informatiques qui touchent aux opérations financières et comptables dont il est personnellement responsable. Si, pour des besoins spécifiques, il s'avère nécessaire de mettre en oeuvre des programmes locaux, les applications réalisées localement sont validées conjointement par le directeur et l'agent comptable de l'organisme ; un procès-verbal de validation est dressé contradictoirement.

L'agent comptable doit appliquer les programmes informatiques nationaux validés conjointement par le directeur et l'agent comptable de l'organisme national. Le directeur et l'agent comptable de l'organisme national peuvent donner délégation à un directeur et à un agent comptable d'un organisme local pour valider des programmes ; dans ce cas, l'agent comptable doit appliquer ces programmes dans les mêmes conditions que ceux visés à l'alinéa ci-dessus. L'agent comptable a la possibilité de refuser la mise en place d'applications informatiques qui ne respectent pas les règles édictées par le présent décret. Il informe par écrit le directeur des raisons justifiant sa position. Le directeur peut décider de passer outre ce refus ; dans ce cas, il notifie, par écrit, sa décision à l'agent comptable. L'agent comptable transmet une copie de cette décision au conseil d'administration et aux autorités qui l'ont installé.